Jak prověřit jednotlivé články normy? část III.

d.      metody provádění auditu

V praxi se používají tři základní metody provádění auditů. Jde o:

· přezkum dokumentace, především záznamů

Jde o přednostně používanou metodu, neboť poskytuje informace v zafixovaném (zaznamenaném) stavu. Získání informací je rychlé a nezatěžuje pracovníky prověřované organizace. Informace poskytne dostupná provozní dokumentace, zprávy, hlášení orgánům státní správy, korespondence atd. Informace ověříme zpravidla pozorováním stavu nebo přezkumem zdrojových podkladů pro dokumentaci.

· pozorování činností nebo stavu

Zjistíme z dokumentace postupů nebo jiných zdrojů jaký je požadovaný stav nebo postup a jdeme se podívat. V případě kontroly provádění třídění odpadů nám postačí obejít sběrné nádoby a zadokumentovat stav (písemně, foto ap.), v případě kontroly prováděné činnosti sledujeme (po dostatečně dlouhou dobu) to, jak pracovníci dané činnosti vykonávají. Zjištění zaznamenáme.

· rozhovory s pracovníky

Pro pohovory vybereme osoby na příslušných úrovních a ve funkcích, které jsou pro prováděný audit relevantní. Pohovory vedeme během pracovní doby a je-li to vhodné, přímo na pracovišti osoby, s níž je pohovor prováděn. Musíme se snažit, aby se pracovník při pohovoru i po něm cítil uvolněně, zbytečně ho nestresujeme nevhodnými poznámkami. Pohovor lze s výhodou zahájit požádáním příslušné osoby o popis její práce. Zásadně nedáváme takové otázky, které ovlivňují odpověď (návodné otázky), jako například a to se vám nelíbí, že?.. Stejně tak nepoužíváme otázky na něž lze odpovědět ano- ne. Používáme tzv. volné otázky, nutící k delším odpovědím – jak děláte, aby... Výsledky pohovoru shrneme do podoby, jak my chápeme obsahu pohovoru a necháme se k němu vyjádřit zpovídanou osobu. nesouhlasí-li s naší interpretací, měníme ji tak dlouho, až dojdeme k souladu. Výsledek zaznamenáme. Protože auditor je i slušně vychovaný, nezapomene na závěr všem osobám, se kterými vedl pohovor poděkovat za účast na společné práci.

e.      Checklist neboli seznam kontrolních otázek

Seznam kontrolních otázek je individuální pracovní pomůcka auditora. Je jeho, pro jeho audit v jeho systému EMS. To aby mohl s využitím svého checklistu provést dobře audit znamená, že do přípravy otázek vloží auditor svoji práci, kdy se zamýšlí nad strukturou jeho systému EMS, nad tím co by měl prověřit, kde a jakým způsobem. Přitom ho samozřejmě napadne i to, na jaké otázky bude potřebovat získat odpovědi. Tyto otázky zapíše, určí si kde a jakým způsobem je uplatní a má provedenou základní přípravu.

Při auditu na místě se zpravidla zjistí, že věc je jiná, často složitější, než se zdálo z dokumentace, a že jiné budou muset být i použité otázky. Správný auditor je změní, zaznamená, položí auditovaným a získá odpovědi. Pokud se osvědčí, může je použít znovu.

Varování líných auditorů: neexistuje univerzální checklist, který by byl vhodný k tomu, abyste ho vzali, odešli s ním do organizace a vrátili se s použitelnými výsledky. Vaše práce na adaptaci jakéhokoliv checklistu pro vaši potřebu je zcela nezbytná. V příloze tohoto materiálu máte několik seznamů různých otázek, které lze použít jako základ na kterém vybudujete svoji, pro vás rozhodně lepší konstrukci vašeho checklistu. Používejte checklisty – tvoří vaši papírovou paměť, co podle nich máte zjistit, to neopomenete (pokud ho neztratíte během auditu). Nepouživejte cizí checklisty kterým nerozumíte – pohled na auditora, který čte otázky a na žádost o upřesnění říká „já nevím jak to myslí, já jsem to takhle dostal, něco mi řekněte“  je přinejmenším tristní.

Takže: checklisty ano, ale vlastní. Cizí jen jako námět pro vaše úpravy!