Jak prověřit jednotlivé články normy? část II.

b.  Jak auditovat

Při vlastním provádění auditů, se snažíme v maximální míře šetřit prostředky a zdroje organizace tím, že dosáhneme zadaného výsledku s co nejmenší naší námahou a obtěžováním prověřované organizace. Dodržujeme proto některé základní zásady provádění auditů:

1. První zásada: Efektivně plánovat a organizovat práci

 Tedy: zbytečně se nikde nezdržujeme (obzvlášť tam, kde už nemáme co dělat), svoji účast na cizích pracovištích dopředu ohlašujeme, když už se ohlásíme, nenecháme na sebe čekat. Když přijdeme, jsme připraveni – víme jaké dokumenty a záznamy budeme chtít vidět, s kým budeme chtít mluvit, jaké postupy a činnosti chceme pozorovat, na jaké otázky chceme znát odpověď. Když něco nepůjde, dohodneme poskytnutí vhodné nápravy.

2. Druhá zásada: zaměření na podstatné věci

Musíme vědět, co je podstatné pro cíl auditu, budeme muset zvládnout rozhodování o přednosti některých zjištění před jinými. Nejprve prověřujeme věci, které jsou pro funkce systému životně důležité – např. plánování, poskytování zdrojů, plnění politik a cílů, provádění postupů ohrožujících životní prostředí a teprve poté věci které systém vylepšují, zpříjemňují, ale jsou zbytné (třeba existenci námi předepsaných ale normou nevyžadovaných záznamů ap.).

3. Třetí zásada: ověřovat přesnost a věrohodnost shromaždovaných informací

Informace které získáme při auditu je nutné ověřit z nějakého jiného zdroje, odlišného od prvního, pokud možno nezávislého. To co vyčteme z dokumentace a záznamů ověříme pozorováním ať už prováděných činností nebo dosaženého stavu,a/ nebo rozhovorem s vhodně zvolenými pracovníky. Ústní sdělení nějakého pracovníka se pokusím ověřit od jiného pracovníka nebo v dokumentaci, a/nebo pozorováním skutečného stavu a činností.

Informace si nevymýšlíme, nedomýšlíme a bez dostatečných podkladů ani nevyvozujeme. Máme-li informaci poskytnutou pouze z jednoho zdroje, mohu ji při formulování zjištění z auditu použít, ale musím jasně oznámit, že danou informaci se nepodařilo ověřit jinde.

4. Čtvrtá zásada: všeho s mírou – včas se rozhodovat

Audity je třeba ukončit v rozumném čase. Při shromažďování informací z auditů musím použit přiměřené vzorkování, abych obsáhl to nejdůležitější. Přednostně musím zjistit že něco není v pořádku, a až na druhém místě je rozsah toho co není v pořádku. Pokud zjistím, že tři pracovníci z jednoho pracoviště nedodržují stanovený postup, neprověřuji dalších sto. Ti první stačí pro konstatování zjištění stavu, že postup není správně zaveden a uplatňován. To kde všude to je, proč a co s tím vyřeší někdo jiný – ten kdo dostane námi identifikovanou neshodu k dalšímu řešení.

5. Pátá zásada: pravdivé a spravedlivé hodnocení

V auditu si nevymýšlíme a už vůbec nelžeme, ani proto, abychom někomu pomohli. Pokud se nám něco nepodařilo zjistit ať už proto, že jsme to nestihli, nebo nedokázali poznat, nebo nedokázali posoudit, nebo něco jiného, přiznáme to. Příště se to třeba podaří díky jinému postupu, jinému auditorovi ap.

6. Šestá zásada: včasné závěry

Ukazuje se, že mnohem přínosnější jsou zprávy z auditu, které jsou zpracovány bezprostředně po auditu (zpravidla druhý až třetí den), byť na nízké stylistické či pravopisné úrovni, než sice skvěle čtivá zpráva, ale poskytnutá tři měsíce po auditu. Ta už je v té době zastaralá a auditovaní pracovníci, jejich management i organizační složka už mají úplně jiné starosti a na připomínky z dávno uskutečněného auditu hledí jako na něco neskutečného.

c.      Jak neauditovat:

1.      Nepřipravíme se, protože přece vše potřebné už moc dobře známe. Neřekneme kdy a kam přijdeme, protože to, že auditované překvapíme, přece není na závadu výsledku. Nevadí nám, když zbytečně rušíme a zdržujeme. Když přijdeme potřetí ve stejný den za týmž pracovníkem a chceme po něm něco dalšího pro audit, nelíbí se nám, když má uštěpačné poznámky. Nakonec zjistíme, že jsme se docela nalítali, že chodit na pracoviště kde mají zrovna uzávěrku nebo dovolenou je hloupost, že máme sice spoustu informací ale nedokážeme z nich vytáhnout pořádná zjištění a napsat zprávu.

2.       Nerozumíme-li tomu co máme zjistit, a nepřipravili-li jsme se na to, a nevzali jsme si s sebou experta na danou věc, skončíme při auditu na tom, e budeme prověřovat to co známe, umíme a děláme rádi. Můžeme při auditu týrat skladníka za olejem pokapanou podlahu ve skladu, a přitom nám může uniknout to, že plnou odpadní jímku staré řezné emulze přečerpávají naši pracovníci do cizího kanálu v sousedním areálu. Nebo budeme sledovat, zda někde v kanceláři nesvítí zbytečně (čerpání zdrojů) ale nebudou nám vadit rozbité světlíky v trvale vytápěné hale. 

3.      Najdeme si podnikového kecálka nebo drbnu a audit opřeme o jejich tvrzení. Protože je posloucháme moc dlouho, nestihneme jejich slova ověřit a dál s nimi pracujeme jako s ověřenými. Podobný výsledek získáme, pokud budeme pracovat pouze se záznamy, které lze při troše píle auditovaných rychle zpětně dodělat, a nepodíváme se na skutečný stav nebo se na něj nezeptáme příslušných pracovníků.

4.      Pečlivou a systematickou prací v organizaci získáme písemné záznamy o tom, že všech devadesát sedm  pracovníků neví nic o tom, že podnik má zaveden a certifikován systém EMS. To nám trvalo tři dny vymezené auditu a nestihli jsme díky tomu zjistit, co dělají s odpady, jestli umí správně reagovat při havárii nebo jak dělají jiné pro životní prostředí důležité věci.

5.      Informace které se nám nelíbí neuvedeme do zprávy, pracoviště preferované šéfy shledáme v auditu výtečným, jiné pracoviště na téže úrovni shledáme sotva dostatečným. O místech kam jsme se nedostali napíšeme, že jsme neshledali neshody, ale už nenapíšeme, že jsme ani nemohli, protože jsme tam nebyli.

6.      Zprávu píšu až na třetí důrazné varování, pozdě a uvedu v ní jen to nejnutnější, takže slouží jen jako doklad toto, že audit proběhl, ale neřekne nic o konkrétních zjištěných problémech.