Jak prověřit jednotlivé články normy? část I.

a.      Co kontrolujeme v jednotlivých požadavcích normy ISO 14001

Část 4.1 Obecné požadavky na systém EMS

Kontrolní otázky:

- Byly při plánování a zavádění systému EMS zohledněny povinnosti organizace (právní a další požadavky, např. rozhodnutí orgánů státní správy, technické normy);

- byly při plánování a zavádění systému EMS zohledněny skutečné environmentální dopady a aspekty souvisící s minulým a současným provozem organizace;

- byl při plánování a zavádění systému EMS zohledněn současný stav řízení environmentálních dopadů organizace a specifické místní podmínky, včetně příčin vzniku nehod, havárií, účinnosti následně přijatých opatření;

- byly definovány vzájemné vztahy mezi stávajícími systémy řízení organizace a systémem environmentálního řízení;

- jsou v současné dokumentaci zohledněny environmentální aspekty a předcházení či omezování jejich dopadů;

- zabývá se organizace začleňováním environmentálních úvah do návrhů svých produktů a dalších činností (marketing, navazující služby);

- jak dalece je přijatelná environmentální  úroveň  stávajících  provozních  metod  a  postupů,  s  nimi souvisejících  služeb a jejich výstupů;

- byl stanoven a definován rozsah zaváděného systému EMS, je součástí tohoto stanovení také odhad nároků na zdroje (finanční, lidské) pro fungování;

- existují nástroje pro sledování úrovně vnějších vztahů (příjem stížností a podnětů, povědomí o veřejném mínění);

- jsou v organizaci k dispozici postupy pro získávání environmentálních dat, jejich zaznamenávání, práci s nimi a jejich uchovávání;

- byl brán v úvahu úplný rozsah provozních podmínek včetně havarijních situací;

- bylo provedeno úvodní přezkoumání a byly výsledky úvodního environmentálního přezkoumání zdokumentovány?

Část 4.2. Environmentální politika

Kontrolní otázky

- Je environmentální politika formulována pochopitelně, stručně a jednoduše, má písemnou podobu, schválilo ji vedení a je schválení dokumentováno?

- Je zřetelné, kterých činností, výrobků a služeb či aspektů se týkají závazky politiky?

- Obsahuje politika takové závazky, které umožní její dlouhodobou platnost?

- Stanoví politika způsob plnění závazku neustálého zlepšování a prevence znečištění?

- Jak se politika věnuje povinnosti plnit požadavky právních předpisů a jiné?

- Jak jsou s politikou seznamováni všichni zaměstnanci a smluvní partneři (jak stávající, jak noví), jak jim byla vysvětlena a jak byli vyzváni k jejímu aktivnímu naplňování?

- Jakým způsobem je politika dostupná veřejnosti?

- Umožňuje politika konkretizaci záměrů do podoby cílů a cílových hodnot a sestavení programů EMS?

Část 4.3. Plánování

Článek 4.3.1. Environmentální aspekty

Kontrolní otázky

- Je vytvořen a používán postup pro identifikaci a hodnocení environmentálních aspektů a s nimi souvisejících dopadů činnosti organizace na životní prostředí?

- Je vytvořen a používán postup pro identifikaci a hodnocení environmentálních aspektů a s nimi souvisejících dopadů u dodávek od externích dodavatelů pro organizaci?

- Je veden registr významných environmentálních aspektů? Jak často je aktualizován? Kdy proběhla jeho poslední aktualizace?

- Byla určena kritéria významnosti aspektů a dopadů a jsou podle nich dopady klasifikovány.  Jsou v nich zohledněny i specifické požadavky zákazníků a veřejnosti?

- Existují postupy pro hodnocení environmentálních aspektů a dopadů do budoucna plánovaných činností a nových produktů?

- Je registr informačním zdrojem pro rozhodování o dalších systémových krocích?

Článek 4.3.2. Požadavky právních předpisů a jiné požadavky

Kontrolní otázky

- Jak jsou zjišťovány právní a jiné povinnosti organizace (kdo to dělá, z jakých zdrojů, s jakým výstupem)?

- Je veden registr právních a dalších požadavků nebo pouze předpisů, jakým způsobem je dokumentován?

- Jsou sledovány specifické požadavky zákazníků, odvětvové, popř. regionální požadavky (dohody) a jak?

- Je vytvořen postup pro identifikaci změn právních a dalších požadavků při změnách předpisů a smluv?

- Je prováděno hodnocení důsledků změn požadavků do činnosti na všech pracovištích?

- Je určen odpovědný pracovník, který v předstihu informuje vrcholové vedení o chystaných změnách?

- Seznamuje podnik své zaměstnance s právními a dalšími požadavky?

Článek 4.3.3. Cíle, cílové hodnoty a program(-y)

Kontrolní otázky k Cílům

- Vycházejí cíle ze zjištění úvodního přezkoumání, auditů EMS, závazků politiky, registru významných aspektů a požadavků a jsou s nimi v souladu?

- Podíleli se pracovníci odpovědní za plnění cílů na jejich upřesnění?

- Do jaké organizační úrovně řízení se promítla odpovědnost za plnění cílů v rámci organizace?

- Jsou stanoveny cílové hodnoty pro stanovení dosažení cílů co do kvalitativního, kvantitativního a časového hlediska?

- Jak často probíhá kontrola plnění jednotlivých cílů?

- Je hodnocení plnění předmětem interních auditů, a je přezkoumáno vedením?  

- Jsou cíle v dalším cyklu vedením aktualizovány?

Kontrolní otázky k programům

- Jsou formulovány samostatné programy pro dosažení environmentálních cílů?

- Kdo zodpovídá za zpracování, realizaci a dohled nad plněním programů?

- Je realizace programů technicky, finančně a personálně zabezpečena?

- Jsou součástí programů harmonogramy plnění jednotlivých dílčích etap?

- Obsahují programy konkrétní určení odpovědnosti za realizaci jednotlivých kroků?

- Jsou formulovány samostatné programy pro environmentální řízení nových záměrů a produktů?

Část 4.4. Zavedení a provoz

Článek 4.4.1. Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc

Kontrolní otázky

- Jmenovalo vrcholové vedení svého zástupce a vybavilo ho potřebnými pravomocemi?

- Je hierarchie environmentální odpovědnosti podchycena v organizační struktuře úplně a jednoznačně?

- Jsou definovány odpovědnosti pracovních míst a funkcí ovlivňujících životní prostředí, především těch s vyšším rizikem negativních dopadů na životní prostředí?

- Jsou stanovena kritéria hodnocení cílových hodnot chování pro jednotlivé funkce?

- Znají všichni zaměstnanci odpovědnostní strukturu, a to především v případě mimořádných událostí?

- Zajišťuje management všech úrovní v rámci svých kompetencí dostupnost potřebných prostředků a zdrojů k dosahování environmentálních cílů a dalším aktivitám ve své působnosti?

- Jak je dokumentováno seznamování pracovníků s jejich úlohami, odpovědnostmi a kompetencemi pro systém EMS?

Článek 4.4.2. Odborná způsobilost, výcvik a povědomí

Kontrolní otázky

- Je zajištěna nutná odborná způsobilost zaměstnanců podle speciálních požadavků právních předpisů?

- Existují postupy pro zjišťování potřeb environmentálního výcviku, vychází z právních požadavků a environmentálních rizik?

- Odpovídají vědomosti zaměstnanců přiděleným odpovědnostem?

- Jsou zaměstnanci poučeni o vlastní úloze a odpovědnosti při naplňování environmentální politiky?

- Jsou zaměstnanci poučeni o možných následcích nedodržení stanovených pracovních postupů?

- Jsou vytvořeny postupy pro informování nových zaměstnanců o environmentálních vlivech jejich činností?

- Procházejí zaměstnanci výcvikem chování při mimořádných událostech (absolvují havarijní cvičení)?

- Jsou poučováni a cvičeni i pracovníci subdodavatelů?

- Jsou o poučení, výcviku a jejich výsledcích vedeny záznamy?

Článek 4.4.3. Komunikace

Kontrolní otázky

- Je vypracován postup pro přenos a koordinaci informací k environmentálním otázkám?

- Umožňuje organizační struktura přijímání zpětných podnětů?

- Je vypracován postup pro přijímání a řešení podnětů zaměstnanců i externích stran?

- Jsou podněty dokumentovány?

- Je vypracován postup pro komunikaci s externími stranami (veřejnost, veřejná správa, zákazníci, dodavatelé) o environmentálních aspektech a profilu organizace?

- Je rozhodnutí o komunikaci s externími stranami dokumentováno?

- Jak častá je komunikace o environmentálních otázkách na poradách v organizaci (od vrcholového vedení až po provoz)?

- Je kontrolována efektivnost komunikačních postupů?

Článek 4.4.4. Dokumentace

Kontrolní otázky

- Je dokumentace EMS integrována se stávající dokumentací?

- Jsou dokumentovány odpovědnosti pracovních míst a funkcí ovlivňujících životní prostředí?

- Jsou činnosti ovlivňující životní prostředí řízeny dokumentovanými pracovními postupy?

- Je kontrolováno dodržování dokumentovaných pracovních postupů?

- Je uplatňován jednotný postup pro případ nedodržení pokynů dokumentace?

Článek 4.4.5. Řízení dokumentů

Kontrolní otázky

- Jsou schváleny postupy pro vytváření a udržování dokumentace EMS?

- Je součástí těchto postupů identifikace, kontrola a uvolňování dokumentů?

- Mají zaměstnanci přístup k dokumentaci EMS, kterou potřebují při své činnosti?

- Je okamžitě odstraňována neplatná dokumentace?

- Je dokumentace datovaná a obsahuje data revizí?

- Je z dokumentace na první pohled zřejmé, čeho a jaké činnosti se týká (je identifikovatelná)?

- Je dokumentace vedena systematicky?

- Je dokumentace archivována po stanovené časové období?

Článek 4.4.6. Řízení provozu

Kontrolní otázky

- Je v rámci řízení provozu věnována pozornost činnostem a procesům, které mohou mít významné negativní environmentální dopady a jsou při řízení provozu respektovány stanovené provozní postupy?

- Jsou činnosti a procesy ovlivňující životní prostředí řízeny dokumentovanými pracovními postupy?

- Je kontrolováno dodržování těchto dokumentovaných pracovních postupů zaměstnanci?

- Jsou při rozhodování o změnách (např. projektování, instalace, údržba, vyřazení z provozu, demontáž a likvidace zařízení) zvažovány environmentální aspekty zamýšlených změn?

- Bere se při výběru dodavatelů v úvahu jejich environmentální chování?

- Jsou smlouvy (se zákazníky a dodavateli) zkoumány z hlediska environmentálních aspektů? 

- Je zajištěn dohled nad dodavateli, kteří vykonávají činnosti (služby) s možnými významnými dopady na životní prostředí?

- Jsou při zásobování (nakupování výrobků a služeb) zvažovány environmentální souvislosti?

- Je vytvořen postup pro informování dodavatelů a smluvních partnerů o požadavcích na environmentální parametry jejich činností, výrobků a služeb?

- Je zajištěno, aby při návrhu nového výrobku byl hodnocen jeho životní cyklus s ohledem na šetrný vztah k životnímu prostředí?

Článek 4.4.7. Havarijní připravenost a reakce

Kontrolní otázky

- Jsou prováděny analýzy rizik možných havárií, havarijních a mimořádných stavů vyplývajících z činnosti a existence organizace?

- Jsou po identifikaci a vyhodnocení rizika havárie dělána preventivní opatření k jeho zmírnění?

- Jsou vytvořeny plány pro situace ohrožení, které obsahují informace o možných environmentálních dopadech a pokyny jak jim předejít nebo je omezit?

- Byly při tvorbě těchto plánů zohledněny environmentální dopady již vzniklých mimořádných událostí?

- Jsou tyto plány prověřovány (nácvik), aby se zkontrolovala jejich účinnost?

- Jsou na všech rizikových pracovištích stanoveny a k dispozici postupy a prostředky pro prevenci a likvidaci havárií?

- Je průběžně aktualizováno operativní spojení na kontaktní osoby a místa pro případ havárie?

- Je pravidelně prověřována funkčnost havarijních a záchranných prostředků? 

- Jsou poplachové a havarijní plány sladěny s vnějšími poplachovými a havarijními plány (obce, města, kraje, jiných organizací)?

Část 4.5. Kontrola a nápravná opatření

Článek 4.5.1. Monitorování a měření

Kontrolní otázky

- Jaké jsou v organizaci stanoveny indikátory environmentálního profilu a jeho kriteria?

- Jsou měřeny, zaznamenávány a hodnoceny stanovené provozní parametry procesů a klíčové znaky provozu?

- Jsou získané údaje environmentálních dopadech provozu (jednotlivé emise a spotřeby) a jsou porovnávány s platnými limity?

- Jsou získané environmentální údaje využívány k hodnocení plnění cílových hodnot?

- Jsou v podniku sledovány náklady a přínosy environmentálních činností?

- Dokladují dodavatelé povinných měření svoji způsobilost pro tuto činnost?

- Jsou vlastní měřící přístroje a prostředky metrologicky verifikovány (kalibrace, ověření) a je o tom záznam?

Článek 4.5.2. Hodnocení souladu

- Jsou v podniku zjišťovány povinnosti vyplývající z požadavků právních předpisů, rozhodnutí a povolení i z požadavků externích stran?

- Je pravidelně vyhodnocováno plnění výše uvedených požadavků?

- Jsou z těchto vyhodnocování vedeny záznamy?

- Je zjištěné neplnění požadavků řešeno jako neshody systémem EMS?

Článek 4.5.3. Neshoda, opatření k nápravě a preventivní opatření

Kontrolní otázky

- Je stanovena pravomoc a odpovědnost za vyhledávání neshod?

- Kdo zahajuje nápravná a preventivní opatření?

- Jsou pro tuto činnost vytvořeny provozní postupy?

- Je v nich zakotvena povinnost vyhledat a odstraňovat příčiny neshody?

- Je v rámci nápravy neshod měněna příslušná dokumentace?

- Je v případě zjištěné neshody hodnoceno i environmentální riziko?

Článek 4.5.4. Řízení záznamů

Kontrolní otázky

- Umožňují záznamy prověřit fungování a výsledky systému EMS?

- Jsou záznamy využívány pro zjišťování odpovědnosti za vznik neshody? 

- Jak je regulován přístup k záznamům?

- Je stanoveno, kde a jak dlouho budou záznamy uloženy?

- Jsou porovnávány záznamy o nakupovaných závadných látkách s informacemi v registru aspektů?

- Jsou v rámci personálního řízení vedeny záznamy o realizovaném výcviku zaměstnanců v oblasti životního prostředí?

Článek 4.5.5. Interní audit

Kontrolní otázky

- Je zpracován program a auditů a plány dílčích auditů?

- Je program auditů dostatečný, nevyhýbá se problémům?

- Jsou auditoři organizačně nezávislí na činnosti prověřovaného pracoviště?

- Jsou interní audity zaměřeny na dodržování požadavků EMS v běžné praxi organizace?

- Jsou představitelé prověřovaných pracovišť včas informováni o termínu a zaměření auditu?

- Je po každém auditu vydána závěrečná zpráva?

- Jsou zjištění z auditu promítnuta do neshod a procesu řešení neshod?

- Je vyhodnocována kvalita provedení auditů a kvalifikace auditorů?

- Obdrží závěrečnou zprávu představitelé prověřovaných pracovišť a zástupce vedení pro EMS?

- Jsou s představiteli prověřovaných pracovišť projednány výsledky interního auditu?

- Podílí se představitelé prověřovaných pracovišť na přípravě nápravných a preventivních opatření?

- Je plánován následný interní audit k ověření účinnosti přijatých nápravných opatření?

Část 4.6. Přezkoumání vedením

Kontrolní otázky

-  Je EMS pravidelně přezkoumáván a jak často?

-  Jsou předmětem přezkoumání výsledky interních auditů a nápravných a preventivních opatření?

-  Jsou uplatněny všechny povinné vstupy informací pro přezkoumání vedením?

-  Hodnotí vrcholové vedení potřebu změnit environmentální politiku a cíle vzhledem ke změně okolností?

-  Přihlíží při tom vedení podniku k názorům zainteresovaných stran?

-  Je v případě mimořádné události přezkoumána vedením příslušná část systému EMS?

-  Jak vhodný a úplný je environmentální profil organizace?

-  Jsou zaznamenány výsledky přezkoumání?