Článek 4.5 - Kontrola

Článek 4.5.1 - Jsou vyžadovány postupy pro monitorování a měření klíčových znaků provozu organizace, které mohou mít významný environmentální dopad. Související záznamy musí být uchovávány.

Monitorování zahrnuje sběr informací, jako jsou měření nebo pozorování, v časovém průběhu. Měření mohou být kvantitativní nebo kvalitativní. Systém monitorování a měření by měl  v EMS postihnout tři oblasti: měření parametrů, jejichž sledování je nezbytné k řízení environmentálních aspektů, měření ukazatelů vyžadovaných právními předpisy a podklady pro hodnocení realizace cílů, cílových hodnot a programů. Aby byly tyto úkoly naplněny, má organizace plánovat, co bude měřit, kde a kdy to bude měřeno a jaké metody se mají použít. Pracovníci provádějící měření musí mít odpovídající kvalifikaci.

Pro soustředění prostředků na nejdůležitější měření má organizace určit klíčové charakteristiky procesů a činností, které mohou být měřeny, a které poskytují nejužitečnější informace. Postupy monitorování a měření musí být dokumentovány.

Doporučení: Zabývejte se monitorováním a měřením především významných ukazatelů; mohou k nim patřit emise ze zdrojů znečišťování ovzduší, produkce odpadů, spotřeba energií, spotřeba vody, hluk apod.  Rozlišujte měření potřebná pro řízení významných environmentálních aspektů (stanovení rozsahu a četnosti je interní záležitostí organizace) a měření ukazatelů na základě požadavků právních předpisů (rozsah a četnost stanoveny v předpisu). Kvalifikace pracovníků je interní záležitostí organizace, některá měření ukazatelů vyžadovaných právními předpisy však mohou provádět pouze autorizované osoby nebo akreditované laboratoře. Vypracujte směrnici o monitorování a měření.

Článek 4.5.2 - Jsou vyžadovány postupy pro pravidelná hodnocení souladu s požadavky právních předpisů a s jinými požadavky. Záznamy o výsledcích hodnocení musí být uchovávány.

Jako součást svého závazku být ve shodě musí organizace vytvořit, zavést a udržovat postup pro periodické hodnocení souladu s požadavky příslušných právních předpisů, které se vztahují na její environmentální aspekty, a jiných požadavků, k jejichž plnění se zavázala.  Organizace musí zaznamenávat výsledky těchto hodnocení. Pro posouzení souladu může být použita celá řada metod, včetně procesů jako jsou audity, dokumenty a/nebo záznamy z přezkoumání, inspekce zařízení, rozhovory, analýzy vzorků nebo výsledků zkoušek, obchůzka zařízení apod. Vyhodnocení souladu zahrnuje nejen kvantifikované údaje, ale i ostatní povinnosti, které organizace musí plnit (například třídění a označování odpadů).

Doporučení: Norma nepožaduje dokumentovat postup pro vyhodnocování souladu, stanovte si ale metodiku a četnost hodnocení, už proto, že hodnocení souladu je součástí vstupních informací pro přezkoumání vedením. Zvažte možnost externí spolupráce. Záznamy o výsledcích hodnocení souladu archivujte, protože jsou i zdrojem informací pro certifikační orgán.

Článek 4.5.3 - Jsou vyžadovány postupy pro řešení neshod a pro přijetí nápravných nebo preventivních opatření. Přijatá opatření musí vést ke zmírnění enironmentálních dopadů identifikované neshody.

Neshoda je nesplnění požadavku. Neshoda může být formulována ve vztahu k EMS (chyba ve stanovení cílů a cílových hodnot, chyba v hodnocení souladu s požadavky předpisů) nebo ve vztahu k environmentálnímu profilu (např. nedosažení cílových hodnot redukce spotřeby energie, neplnění povolených limitů). Organizace musí zavést a udržovat postupy pro řešení neshod a pro přijetí příslušných opatření k nápravě nebo preventivních opatření. Jedním ze způsobů zjišťování neshod je interní audit (čl. 4.5.5), zjišťování neshod může být i součástí pracovních povinností odpovědných osob. Jakmile je neshoda zjištěna, má být prozkoumána s cílem zjistit její příčinu, aby se nápravné opatření mohlo zaměřit na příslušnou část systému. Organizace zváží, jaká opatření je třeba přijmout k tomu, aby vyřešila (zmírnila) daný problém, jaké změny je třeba udělat, aby se situace napravila (aby byl obnoven normální provoz) a co se má udělat pro zabránění opakování problému.

Doporučení: Vyhodnocení přijatých opatření k nápravě a preventivních opatření předkládejte jako vstupní informaci pro přezkoumání vedením organizace. Dbejte na to, aby přijatá opatření byla promítnuta i do potřebných změn v existující dokumentaci EMS.

Článek 4.5.4 - Článek požaduje, aby byly vytvořeny a udržovány záznamy, jimiž lze prokázat shodu zavedeného EMS s normou. Jsou vyžadovány postupy pro řízení záznamů.

Záznamy poskytují důkaz o průběhu provozu a o výsledcích EMS. Jejich efektivní řízení je nepostradatelné pro úspěšné zavedení systému. Klíčové prvky řízení environmentálních záznamů zahrnují způsoby jejich zjišťování (identifikace), sbírání, indexování, evidování, ukládání, udržování, vyhledávání a archivování. Organizace má určit, které záznamy jsou potřebné pro řízení jejích environmentálních problémů. Záznamy mají zahrnovat informace o souladu s příslušnými požadavky právních předpisů a dalšími požadavky, kterým organizace podléhá, informace o významných environmentálních aspektech, podrobnosti o neshodách a nápravných a preventivních opatřeních, výsledky auditů EMS a závěry přezkoumání vedením, důkaz o splnění cílů/cílových hodnot, informace o účasti ve výcviku,  povolení, licence nebo jiné druhy úředních souhlasů,  výsledky inspekcí a kalibračních činností a výsledky řízení provozu, zápisy o stížnostech a jejich vyřízení, rozhodnutí o externí komunikaci atd.  Protože se jedná o interní důvěrné informace, způsob nakládání s nimi (například zveřejňování, předkládání orgánům státní správy) je interní záležitostí organizace. (Poznámka: Program EMAS vyžaduje oproti ISO i tzv.  environmentální prohlášení, které obsahuje řadu výše uváděných údajů a které je přístupné veřejnosti.)

Doporučení: Pokud využíváte elektronickou formu vedení záznamů, nezapomínejte na zálohování elektronických dat. Dbejte na čitelnost záznamů po celou dobu jejich uchovávání, dodržujte dobu vyžadovanou k jejich archivaci. Záznamy jsou důležitým zdrojem informací i pro auditování systému certifikačním orgánem.

Článek 4.5.5 - Jsou uvedeny požadavky na provádění interních auditů a na jejich cíle. Při výběru auditorů a provádění interních auditů musí být zajištěna objektivita  a nestrannost.

Zásadami a postupy při auditování se podrobně zabývá  ČSN EN ISO 19011:2003 „Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu“.  Podle výkladu této normy je interní audit systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů, který je prováděn organizací nebo jejím jménem pro přezkoumání systému managementu. Interní audity EMS organizace mají být prováděny v plánovaných intervalech, tak aby zjišťovaly a poskytovaly pro vedení informace o tom, zda se systém shoduje s plánovanou podobou a zda byl správně zaveden a udržován. Organizace má vytvořit program auditů k  plánování a provádění auditů a k určování auditů potřebných ke splnění cílů programu. Interní audit nemusí pokrývat celý systém, pokud program auditů zajišťuje, že všechny jednotky a funkce, prvky systému a plný rozsah EMS jsou pravidelně auditovány. Interní audity EMS mohou být prováděny pracovníky organizace nebo externími osobami. V obou případech osoby provádějící audit mají být odborně způsobilé a mají být schopny jej provádět nestranně a objektivně. V menších organizacích může být nezávislost auditora prokázána tím, že auditor nemá odpovědnost za auditované činnosti.

Doporučení: Zajistěte, aby program auditu obsahoval i způsob odstranění neshod zjištěných při předcházejícím auditu. Konkrétní interní audit se nemusí zabývat všemi prvky normy, program auditů však musí zahrnovat postupné hodnocení všech prvků. V praxi je obvyklé prověřit všechny oblasti alespoň jednou ročně. Interní audity můžete provádět pomocí vlastních pracovníků, nezapomínejte na vedení záznamů o jejich výcviku. Kvalifikační požadavky na interní auditory  norma nepředepisuje, jsou interní záležitostí organizace. K jejich stanovení je možno využít příkladu uvedeného v ČSN EN ISO 19011.