Článek 4.4 - Zavedení a provoz

 Článek 4.4.1 - Pro zavedení EMS je nutno zajistit lidské, materiální a finanční zdroje. Je rovněž třeba vymezit úkoly, odpovědnost a pravomoci odpovědných pracovníků.

Je zapotřebí zdůraznit, že nejsou požadovány pouze zdroje pro řízení a udržování systému, ale i pro jeho neustálé zlepšování. Mj. musí být jmenován zástupce (představitel, zmocněnec) vedení pro EMS, který musí být vybaven dostatečnými pravomocemi. Odpovědnosti a pravomoci musí být jednoznačně definovány v základních dokumentech, jako je organizační schéma a popis funkčního místa.

Doporučení: Základní odpovědnost za oblast ochrany životního prostředí má vedoucí organizace. Zejména v menších organizacích zvažte možnost, aby vedoucí zároveň zastával funkci zmocněnce pro EMS. Zajistěte potřebný výcvik zmocněnce hned na začátku budování EMS a vybavte jej potřebnými pravomocemi včetně pověření jednat se zainteresovanými stranami. Neopomeňte zakotvit odpovědnost a pravomoci pracovníků. U malých organizací je pro dílčí odpovědnosti možno využít externí spolupráci,  zmocněnec by však měl být pracovníkem organizace.

Článek 4.4.2 - Organizace musí zajistit způsobilost pracovníků provádějících úkony s environmentálními dopady a zavést postupy poučující tyto pracovníky o environmentální politice a  aspektech a o jejich odpovědnosti.

Vedení musí určit úroveň zkušenosti, odborné způsobilosti a vzdělání, které je zapotřebí k zajištění potřebné schopnosti pracovníků, a to zejména těch, kteří vykonávají specializované funkce v EMS. Odborná způsobilost je mj. založena na odpovídajícím výcviku. Proto musí být identifikovány potřeby výcviku a přijata opatření k jeho zajištění. Významný je požadavek na zavedení postupů zajišťujících, že osoby pracující pro organizaci nebo z jejího pověření jsou seznámeny s environmentální politikou, aspekty, jejich dopady, úlohami a odpovědnostmi. Organizace má rovněž vyžadovat, aby i subdodavatelé pracující pod jejím jménem byli schopni prokázat, že jejich zaměstnanci mají odpovídající odbornou způsobilost a/nebo byli odpovídajícím způsobem vycvičeni. Plnění tohoto požadavku by mělo být jedním z kritérií při výběru smluvních organizací.

Doporučení: Dbejte na to, aby případné existující programy výcviku pracovníků byly rozšířeny i o problematiku EMS a aby i noví pracovníci byli odpovídajícím způsobem vyškoleni. Vytvořte postupy pro to, aby osoby pracující pro organizaci nebo z jejího pověření byly seznámeny nejen s environmentální politikou a aspekty, ale i s následky nedodržení stanovených postupů.

Ukázka témat výcviku v oblasti EMS

Článek 4.4.3 - Je uveden požadavek na zavedení a udržování postupů interní a externí komunikace a na rozhodnutí o tom, zda organizace bude externě komunikovat o svých environmentálních aspektech.

Interní komunikace mezi různými úrovněmi a funkcemi organizace je důležitá pro zajištění účinného zavedení EMS. Metody interní komunikace mohou zahrnovat pravidelné schůze pracovních skupin, zápisy ze schůzí,  zpravodaje, nástěnky a intranetové stránky a obvykle jsou uvedeny v organizační struktuře. Jako minimum pro externí komunikaci je třeba zavést postupy pro získávání, dokumentování a odpovědi na významná sdělení externích stran, zejména ve vztahu ke státní správě (plnění základních povinností souvisejících s činnostmi týkajícími se životního prostředí). Významné je rozhodnutí o externí komunikaci o environmentálních aspektech. Při něm  má organizace vzít v úvahu pohledy a informační potřeby všech zainteresovaných stran (např. sousedící firmy či obyvatelé, nevládní organizace, zákazníci, smluvní partneři, dodavatelé apod.). Jestliže se organizace rozhodne externě komunikovat o svých environmentálních aspektech, musí si pro to vytvořit postupy. Tyto postupy se mohou měnit v závislosti na několika faktorech, včetně typů informací, které mají být sděleny, cílových skupin a individuálních okolností organizace. Metody externí komunikace mohou zahrnovat výroční zprávy, zpravodaje, internetové stránky a schůzky s občany.

Doporučení: Doplňte nebo vytvořte směrnici o environmentální komunikaci. Nezapomeňte zakotvit postupy pro komunikaci při mimořádných nebo havarijních stavech. Zvažte rozhodnutí o externí komunikaci o významných environmentálních aspektech, které může být přínosem zejména pro organizace neziskového a veřejného sektoru. V každém případě toto rozhodnutí zaznamenejte a archivujte. Jmenujte pracovníky odpovědné za komunikaci s orgány státní správy, se zástupci zainteresovaných stran a se sdělovacími prostředky.

Článek 4.4.4 - Je uveden požadavek na rozsah dokumentace EMS, která musí zahrnovat mj. environmentální politiku, cíle a cílové hodnoty, popis hlavních prvků a další dokumenty.

K dokumentům patří například vyhlášená politika, cíle a cílové hodnoty, popis rozsahu EMS, popis programů a odpovědností, informace o významných environmentálních aspektech, postupy, informace o procesech, organizační schémata, interní a externí normy, místní havarijní plány a záznamy. Dokumentace má být dostatečně detailní, aby popsala EMS a vzájemnou součinnost jeho částí a aby poskytovala návod, kde je možno získat další detailnější instrukce o provozu specifických částí EMS. Dokumenty mohou být zpracovány v jakékoli podobě (listinné, elektronické, fotografie, plakáty), která je použitelná, čitelná, snadno pochopitelná a přístupná pro ty, kteří potřebují informace v nich obsažené. Z elektronického vedení dokumentace mohou vyplývat určité výhody, jako jsou snadná aktualizovatelnost, přístupnost pro kontrolu a zajištění toho, že všichni uživatelé používají platnou verzi dokumentů. Norma neobsahuje požadavek na základní dokument ve formě příručky, jako je tomu u systému managementu kvality, z praktického hlediska je však vhodné takovou příručku vypracovat. Příručka EMS by měla obsahovat vymezení působení organizace místně i ve vztahu k činnostem a životnímu prostředí, popis základních prvků EMS, základní strukturu organizace, klíčové funkce a jejich odpovědnost v EMS a požadavky na jejich odbornou způsobilost, strukturu dokumentace a odkazy na související dokumentaci.

Doporučení: Vytvořte a udržujte aktuální Příručku EMS v elektronické podobě. Příručku strukturujte podle struktury kapitol normy ISO 14001, nezapomeňte uvést odkaz na související dokumenty. Dbejte na to, aby dokumentace obsahovala záznamy o výcviku, odezvy na podněty od externích zainteresovaných stran, informace o měření dokladující soulad s cíli a cílovými hodnotami i záznamy o výsledcích periodického hodnocení souladu s požadavky normy.

Článek 4.4.5 - Článek požaduje, aby dokumentace EMS byla  řízená. Musí být formulovány postupy mj. pro schvalování, přezkoumávání, aktualizaci, dostupnost, čitelnost a uchovávání dokumentů.

Pro řízení dokumentace je organizací stanoven postup udávající strukturu dokumentů a postupy pro jejich tvorbu, aktualizaci, uchovávání a skartaci,  obvykle formou směrnice. Je třeba upozornit na požadavek řízení externích dokumentů, určených organizací pro fungování EMS. Může se jednat o dokumentaci k provozování zařízení, požadavky zákazníků na výrobky a služby, platné právní předpisy včetně rozhodnutí veřejné správy, technické a jiné normy, bezpečnostní listy dodávané s chemickými látkami apod. Některé typy dokumentů, zvláště ty, které jsou spojeny s významnými environmentálními aspekty  (provozní a havarijní řády, pravidla pro bezpečnost a ochranu zdraví, pracovní postupy) musí být k dispozici  v listinné podobě; v případě, že organizace vede základní dokumentaci v elektronické podobě, musí být vytvořeny postupy pro řízení obou forem dokumentace.

Doporučení: Nezapomínejte na stažení již neplatných dokumentů, ale mějte na paměti, že alespoň jedna podoba původního znění by měla být archivována. Pokud používáte i neřízené výtisky, u nichž není aplikován systém řízení dokumentů (například informativní výtisk Příručky EMS pro pracovníky nebo spolupracující externí organizace), nezapomeňte na potřebné označení. Dbejte na aktualizaci dokumentů používaných při havarijních stavech, včetně potřebných změn v telefonním seznamu.

Článek 4.4.6 - Jsou uvedeny podmínky pro provádění činností souvisejících s významnými environmentálními aspekty, včetně postupů pro environmentální aspekty zboží a služeb používaných organizací.

Organizace musí používat určitý druh řízení provozu k tomu, aby plnila závazky své environmentální politiky, dosahovala svých cílů a cílových hodnot, byla v souladu s příslušnými požadavky právních předpisů a dalšími požadavky, kterým organizace podléhá, a aby řídila své významné environmentální aspekty. Jedná se v podstatě o převedení požadavků EMS do každodenní praxe; proto je třeba identifikovat, kde a pro jaké účely je toto řízení potřeba. Z hlediska ochrany životního prostředí je třeba určit požadavky na jednotlivé části procesu (vstup, zdroje, činnosti a výstup) a stanovit kritéria, jimiž bude příslušný proces řízen. To se týká zejména následujících činností: přezkoumání požadavků zákazníka, řízení návrhu, nakupování, řízení výroby, manipulace, skladování, balení, dodávání, doprovodné a obslužné činnosti. Příklad: pro nakupování (surovin, polotovarů, výrobků, služeb) musí organizace vytvořit postup zajišťující, aby nakupované materiály a služby splňovaly stanovené environmentální požadavky vymezené při vývoji a konstrukci výrobků a aby negativně neovlivňovaly životní prostředí.

Doporučení: Analyzujte činnosti spojené s významnými environmentálními aspekty a zajistěte jejich řízení v souladu s politikou, aspekty, cíli a cílovými hodnotami – například výstavba nebo přestavba budov, nakupování, skladování a zacházení s materiály, doprava. Věnujte pozornost i doprovodným a obslužným činnostem, jako jsou například výroba a rozvody tepla, čerpání a úprava vody, odvádění a čištění odpadních vod, recyklace a odstraňování odpadů, údržba zařízení.

Článek 4.4.7 - Jsou uvedeny požadavky na postupy spojené s  možností vzniku havarijních situací a s činnostmi při nich, s předcházením havarijním stavům a s eliminací dopadů na životní prostředí.

Je odpovědností každé organizace vytvořit havarijní připravenost a postupy reakcí na havárie, které jsou přiměřené jejím potřebám. Postupy se mohou lišit podle typu havárie – takové, kdy její zvládnutí je v organizačních a technických silách organizace, a takové (živelní pohromy, katastrofy), kdy je využíváno pomoci specializovaných organizací. Organizace musí uskutečňovat pravidelná prověřování reakcí pracovníků na vzniklé situace, aby byly dosaženy určité návyky a ověřena organizační struktura pro případ obou typů mimořádných situací, vést záznamy o tomto výcviku a vyhodnocovat zkušenosti.

Při vytváření svých postupů má organizace vzít v úvahu mj. povahu havarijního nebezpečí lokality, potenciál pro vznik situací havarijního ohrožení v sousedících zařízeních, nejvhodnější  metody  reakce na havárii nebo situaci havarijního ohrožení, činnosti potřebné pro minimalizování environmentálních škod, školení zaměstnanců odpovědných za reakce na havárie, evakuační trasy a shromažďovací místa, seznam klíčových zaměstnanců a podpůrných a záchranných organizací včetně kontaktních informací, možnosti vzájemné pomoci od sousedících organizací, interní a externí plány komunikace, periodické testování postupů havarijní reakce, apod.

Doporučení: Stanovte základní postup pro řízení mimořádných situací, obsahující  především definování příčiny a možných následků, okamžitý zásah k omezení následků, bezprostřední informování vedoucího organizace,  zahájení činnosti krizového týmu,  informování pracovníků organizace, orgánů státní správy a veřejnosti. (Postupy a s nimi spojené řízení mají mj. zahrnovat činnosti při havarijních emisích do ovzduší, havarijních únicích do vody a půdy a další specifické účinky na životní prostředí, ale i činnosti při živelních pohromách a katastrofách.) Zajistěte vypracování havarijních postupů (plánů), seznamte s nimi všechny pracovníky a jejich činnosti při havárii pravidelně prověřujte. Plány udržujte aktuální (včetně aktualizace telefonních čísel).