2018 dotazů na SEPNO

Naše společnost INISOFT s.r.o. v roce 2016 zvítězila ve výběrovém řízení na výrobu systému pro elektronické ohlašování přepravy nebezpečných odpadů. V závěrů loňského roku bylo dílo předáno zadavateli. Veřejnost se na nás obrací s dotazy na legislativní rámec či samotný systém SEPNO. Dovolte nám se s Vámi o odpovědi na ty nejčastější otázky podělit.

Jaký je současný stav systému SEPNO?

Již 18. října 2017 byl zveřejněný Datový standard pro ohlašování. Nyní probíhá testovací provoz pro připojení třetích stran, od 1. února 2018 bude aplikace zpřístupněna uživatelům s tím, že ostrý provoz (povinné ohlašování přepravy nebezpečných odpadů) nastane 2. května 2018. Dne 22. prosince 2017 byl rovněž spuštěn informační webový portál SEPNO  https://www.sepno.cz/, na kterém můžete získat množství informací včetně možnosti stáhnout si uživatelskou příručku nebo poslední verzi Datového standardu.

Jakým způsobem bude ohlašování přepravy NO probíhat?

Dle platné legislativy (§ 40 zákon č. 185/2001 Sb.) lze využít informačních systémů třetích stran (tzn. komerční software), které Datový standard implementují, nebo je možné evidovat přepravy prostřednictvím webového formuláře SEPNO (pomocí internetového prohlížeče).

Jak získám přístupové údaje do SEPNO?

Přihlašovací údaje uživatelských účtů jsou společné se systémem ISPOP. Správce subjektu v ISPOP je automaticky správcem subjektu v SEPNO. Správce subjektu může přidělit další oprávnění na subjekt resp. jeho provozovny uživatelům ISPOP, kteří k danému subjektu náleží. Stejně tak je možné v ISPOP registrovat zmocnění do SEPNO.

Kdo přepravu ohlašuje? Příjemce nebo odesílatel nebezpečného odpadu?

Zákon o odpadech č. 185/2001 Sb. v § 40 připouští obě možnosti. Povinnost ohlásit každou přepravu nebezpečného odpadu před jejím zahájením má přednostně odesílatel odpadu (odstavec 2 a 3), ale odstavec 5 připouští přesunutí této povinnosti na příjemce odpadu. (Odesílatelům doporučujeme přenesení této povinnosti smluvně ošetřit.)

Jak poznám, že je chystaná přeprava řádně ohlášena?

Každý ohlášený záznam přepravy, odeslaný do systému SEPNO, je nejprve zkontrolován. Pokud systém nalezne nějaké problémy, vrátí seznam chyb resp. varování. Pokud je vše v pořádku, ohlášení je přijato a přepravě je systémem přidělen jedinečný kód tzv. identifikační číslo ohlašovacího listu (IČOL). IČOL je klíčový údaj uvedený v ohlašovacím listu přepravy nebezpečných odpadů (OLPNO).

Až bude systém zprovozněn, musím dohlásit přepravu z počátku roku 2018?

Ne. Stejně jako pro ohlášení za celý rok 2017 dle sdělení Odboru odpadů MŽP i pro období roku 2018 až do dne 1. května nebudou data v SEPNO považována za ohlášení přepravy nebezpečných odpadů ve smyslu Zákona o odpadech.

Když je vše centrálně evidováno elektronicky, musím vést stále ještě evidenci?

Bohužel ano. V zákoně č. 185/2001 Sb. v § 24 zůstala povinnost „uchovávat doklady souvisejí s přepravou po dobu 3 let“ i povinnost „vést evidenci“. Potřebné dokumenty lze ze systému SEPNO snadno stáhnout nebo vytisknout.

Týká se mě ohlašování přepravy nebezpečných odpadů, i když neplním roční limit 100 kg nebezpečného odpadu?

Pozor, toto je nebezpečná záměna s úplně jinou problematikou! Pokud jsou odpady přepravovány mimo areál provozovny, ohlašuje se každá přeprava (před jejím zahájením) bez ohledu na množství přepravovaného nebezpečného odpadu.

V naší firmě používáme provozní informační systém, v Příkazu k jízdě v něm mám vyplněné prakticky všechny údaje pro SEPNO. Abych přepravu ohlásil, musím je ručně znovu přepisovat do webového formuláře SEPNO?

Přesně pro takové případy je určen Datový standard. Nechte si do Vašeho provozního systému doprogramovat přímé spojení s webovou službou SEPNO a bez webového formuláře resp. webové aplikace se zcela obejdete.

Nedokážu si představit, jak to bude fungovat. Tři pracovní dny na úpravu záznamu, doplnění všech změn a potvrzení ohlášení je hrozně málo.

Ano, to je častá připomínka, ale teprve praxe ukáže, jak moc je pro firemní sféru splnění této podmínky náročné. Zcela zásadní pro proces ohlašování je, zda přepravu bude ohlašovat odesílatel či příjemce odpadu, neboť za údaje o přepravě, tudíž právo upravovat její záznam, je zodpovědný ohlašovatel. A jelikož více informací o přepravovaných odpadech má zpravidla jejich příjemce (oprávněná osoba, zařízení s IČZ, kde např. teprve dojde ke zvážení odpadu), tak je praktičtější, když se ohlašování ujme právě příjemce odpadu.

V případě, kdy přepravu ohlašuje odesílatel odpadu, ohlásí před zahájením přepravu do systému. Po ukončení přepravy čeká, až mu příjemce zašle přesné údaje o nákladu, aby jej (jako jediný, kdo může) opravil podle skutečnosti. Když je s úpravou záznamu o přepravě hotov, dá to na vědomí příjemci odpadu, který (jako jediný, kdo může) záznam potvrdí.

V případě, kdy přepravu ohlašuje příjemce odpadu, vše provádí sám, obejde se bez součinnosti odesílatele.

Jsme původci nebezpečného odpadu, přepravu za nás bude ohlašovat příjemce (oprávněná osoba, stacionární zařízení). Budeme mít k této evidenci také přístup?

Pokud máte přístup do ISPOP (tedy i do SEPNO) tak ano. Každý uživatel SEPNO má přístupný každý záznam o přepravě, ve které jeho subjekt figuruje jako odesílatel nebo příjemce odpadu, příp. je těmito subjekty zmocněný.

I když upravovat záznam může pouze ohlašovatel, každá změna záznamu přepravy je všemi těmito stranami sdílena. Každá změna v evidenci se jim zobrazí, ať byla učiněna jakýmkoliv uživatelem z jakéhokoliv systému.

V naší společnosti máme jediný účet do ISPOP. Pro SEPNO bychom potřebovali rozdělit právo zadávat přepravu na jednotlivé provozovny. Bude to možné?

Sdílení jediného účtu více uživateli nedoporučujeme obecně. Každá změna záznamu o přepravě je podrobně protokolována, uživatelé SEPNO mohou sledovat kdy, co, který uživatel změnil. Navíc je možné každému uživateli přidělit právo ohlašovat, potvrzovat nebo pouze prohlížet záznamy přepravy pro daný subjekt či dokonce pouze pro vybranou provozovnu.

Správce subjektu by měl každému uživateli vytvořit jeho vlastní účet a nastavit mu optimální práva.

Mohu potvrzenou přepravu ještě editovat, doplnit změnu, opravit chybu? Třeba půl roku nazpět?

Potvrzením záznamu přepravy dojde k jeho uzamčení před dalšími změnami. Jeho další editace např. oprava objevené chyby je možná pouze stornem tohoto záznamu spojeným s jeho náhradou novým, opraveným záznamem.

Jak spolu souvisí průběžná evidence odpadů, přepravy nebezpečných odpadů a přepravy dle ADR?

Pouze částečně. Všechno to jsou samostatné legislativní povinnosti spojené s předáním nebezpečného odpadu mezi dvěma subjekty. Je pravda, že tyto evidence často obsahují totožné údaje, a proto je užitečné používat specializovaný informační systém, který umožní z jedněch dat vytvářet požadované evidence v legislativním rozsahu.

V rámci jediného svozu nemocničního odpadu svezeme desítky stanovišť, velké množství odpadů. Jak dlouho mi bude trvat zadání ohlášení takové přepravy?

Pro objemnější agendu přepravy nebezpečných odpadů (desítky přeprav denně) doporučujeme používat nějaký informační systém (třetí strany) připojený k SEPNO pomocí webové služby. Ale i webová aplikace umožňuje zefektivnit složitější zadávání pomocí dvou nástrojů. Prvním z nich je možnost uložit si vzorovou, typickou, často zadávanou přepravu jako předlohu tzv. šablonu a místo prázdného formuláře vkládat nový záznam z těchto uživatelských šablon. Další možností je nový záznam vytvořit kopií již existujícího záznamu. Takže i složitější přepravu bude možné ohlásit opakovaně za několik sekund.

Jsem nepodnikající fyzická osoba. Jak se mě SEPNO dotýká?

Pokud budete odesílatelem nebezpečného odpadu, přepravu do SEPNO neohlašujete. (§ 40 zákona 185/2001 Sb., odstavec 7)

A co nasmlouvaní dopravci nebezpečných odpadů, jak se těch týká SEPNO?

I přepravce je povinen 3 roky uchovávat doklady související s přepravou (§ 24 zákona 185/2001 Sb., odstavec 1), i když není ani odesílatelem ani příjemcem nebezpečného odpadu. Do SEPNO ale přístup mít nemusí, neboť, i kdyby měl takový dopravce do SEPNO přístup, záznam přepravy nebude mít přístupný, pokud není navíc odesílatelem nebo příjemcem.

Co když bude mít systém výpadek? Jak mám postupovat?

V případě přerušení provozu IS je možné přepravu nebezpečných odpadů uskutečnit tzv. „na dva exempláře ohlašovacího listu“ (jeden potvrzený příjemcem pro odesílatele a jeden pro příjemce). Všechny výpadky systému jsou evidovány a doba nedostupnosti je odpovídajícím způsobem u všech zákonných lhůt zohledněna.

Příjemce je pak povinen do SEPNO do 3 pracovních dnů provést všechny potřebné úkony např. doplnit chybějící přepravy. (§40 zákona 185/2001 Sb., odstavec 8)

Zodpověděli jsme 18 nejčastějších dotazů na nový systém SEPNO. Další otázky Vám rádi zodpovíme na našich školeních vedených prezenčně, která naleznete na webových stránkách: SEPNO = systém evidence přepravy nebezpečných odpadů a elektronické ohlašování přepravy do ISPOP pro zadávání přes webový formulář nebo Elektronické ohlašování přepravy nebezpečných odpadů z EVI 8 a SKLAD Odpadů 8 do ISPOP pro ohlašování prostřednictvím našeho software.

A pokud jste uživatelem software EVI 8 nebo SKLAD Odpadů 8, pak pro Vás máme dobrou zprávu. V obou programech si můžete práci s modulem OLPNO vyzkoušet už dnes a prostřednictvím nich také budete moci od 2. 5. 2018 nejen evidovat přepravu nebezpečných odpadů, ale také ji do ISPOP (SEPNO) ohlašovat.

Přímo pro Vás pořádáme prezenční seminář s názvem Práce s modulem OLPNO na PC - elektronické ohlašování přepravy nebezpečných odpadů z EVI 8 a SKLAD Odpadů 8 do ISPOP, i online seminář iKURZ: Práce s modulem OLPNO a elektronické ohlašování přepravy nebezpečných odpadů z EVI 8 a SKLAD Odpadů 8 do ISPOP, na kterých Vás s modulem OLPNO naučíme pracovat.

Více pak naleznete na našich webových stánkách https://www.inisoft.cz/.

Mgr. Stanislav Hejna
INISOFT s.r.o.