1. Přínosy a náklady spojené se zavedením EMS

Přínosy

I dobrovolná iniciativa má mít svoje reálné opodstatnění. V dalším textu jsou proto stručně shrnuty možné přínosy, které se mohou v organizaci zavedením EMS ve střednědobém horizontu projevit; jsou zdůrazněny přínosy v organizacích neziskového a veřejného sektoru. Pro přehlednost jsou přínosy orientačně rozděleny do jednotlivých kategorií. 

Ekonomické přínosy

1. Redukce provozních nákladů, úspory surovin, energie a dalších zdrojů, úspory na pokutách a jiných sankcích spojených s poškozováním životního prostředí

Tento přínos, vycházející především z přezkoumání činnosti  organizace z hlediska vlivu na životní prostředí, z následného stanovení cílů a plnění programů a zavádění nejlepších dostupných technik a technologií  platí pro všechny typy organizací bez rozdílu a je dále zdůrazňován současnými problémy vyspělých ekonomik. Zatímco v průzkumech prováděných před 5 a více lety oceňovalo tento přínos EMS cca 40 – 60% respondentů, lze i bez podrobnějších analýz očekávat ještě vyšší podíl tohoto  přínosu v současnosti. V organizacích neziskového a veřejného sektoru  mohou  i  zdánlivé maličkosti iniciované analýzou environmentálních aspektů a návrhem  environmentálních programů v součtu znamenat významné úspory. Jako příklady lze uvést: nákup podle energetických štítků na spotřebičích, používání recyklovaného papíru, zhasínání či regulace teploty v kancelářích, třídění odpadů, provádění ekologického úklidu, instalace pákových nebo směšovacích baterií u umyvadel a sprch atd.

2. Přesnější  vymezení investičních záměrů a podnikatelských plánů, snazší zajišťování veřejných i soukromých zakázek a zvýhodnění postavení organizace jako subdodavatele

Příprava a realizace investičních záměrů v oblasti životního prostředí patří k významným úkolům organizací neziskového a veřejného sektoru. Jejich přesnější vymezení umožněné zavedením EMS může mít výrazný ekonomický přínos. Navíc certifikace zavedeného EMS může být jednou z  podmínek účasti ve výběrových řízeních na veřejné zakázky nebo na poskytnutí dotace z veřejných prostředků; stále více poskytovatelů či odběratelů může  po svých dodavatelích vyžadovat průkaz odpovědného chování k životnímu prostředí, který je formalizován mezinárodně uznávaným certifikátem. Certifikát EMS je jedním z kvalifikačních předpokladů v zákoně č.137/2006 Sb, o veřejných zakázkách, a organizace jeho prostřednictvím posílí svoji  konkurenceschopnost.

3. Snazší přístup ke kapitálu (úvěry, půjčky) a ke smlouvám o pojištění

Finanční ústavy při hodnocení žádostí potenciálních klientů mohou považovat certifikovaný EMS za jeden z atributů jejich důvěryhodnosti. Provozovatel vykonávající provozní činnost uvedenou v seznamu činností v příloze č.1 zákona  č.167/2008 Sb., o předcházení ekologické újmě a její nápravě (například provozování zařízení podléhající vydání integrovaného povolení, provozování zařízení k využívání, odstraňování, sběru nebo výkupu odpadů, vypouštění odpadních vod, odběr podzemních a/nebo povrchových vod, nakládání s nebezpečnými chemickými látkami a jejich přeprava), má povinnost provádět preventivní nebo nápravná opatření související s hrozící nebo vzniklou ekologickou újmou a nést náklady s nimi spojené. Výkon provozních činností  má být s účinností od 1.1.2013 podmíněn finančním zajištěním (pojištěním) k náhradě nákladů, které  může u velké organizace dosáhnout částky až několika set tisíc korun ročně. Finanční zajištění není mj. povinen zabezpečit provozovatel, který  má certifikovaný systém environmentálního managementu.

Environmentální přínosy

4. Snížení emisí do složek životního prostředí

Zavedení EMS  vychází z požadavku  zlepšení přímých i nepřímých environmentálních aspektů činnosti organizace, jehož podstatným efektem je snížení plynných, kapalných a tuhých emisí do složek ŽP - ať už přímo v organizaci, nebo nepřímo v jiných zdrojích emisí. I organizace neziskového a veřejného sektoru a jimi řízené organizace mohou k omezení emisí podstatně přispět (uveďme například už vzpomínané třídění odpadů nebo péči o městskou zeleň, ale i podporu využívání jízdních kol, omezování spotřeby elektrické energie). I povinnost  určit pracovníka vrcholového vedení organizace odpovědného za EMS (která u institucí neziskového a veřejného sektoru  zatím není příliš obvyklá) může vést k uplatnění přínosu.

Technicko-provozní přínosy

5. Snížení rizika nehod a havárií

Tento přínos je významný zejména pro větší organizace zabývající se výrobními činnostmi a službami. U menších výrobních organizací a u organizací neziskového a veřejného sektoru  lze jeho uplatnění hledat spíše v jednorázovém zhodnocení souvislostí s lokalizací sídla organizace – například vymezením možného ohrožení záplavami – a se zpřesněním povinností pracovníků při případných havarijních stavech.

Legislativní přínosy

6. Průkaz dodržování zákonných předpisů

Dodržování zákonů je povinností všech organizací. Přínos vyplývající ze zavedení EMS se projeví především v souvislostech se stanovením  environmentálních aspektů, registrací  a pravidelnou aktualizací předpisů s nimi spojených, důsledným sledováním a plněním požadavků vyplývajících ze zákonných a jiných předpisů a jednoznačným určením odpovědnosti pracovníků, kteří aplikaci předpisů na činnost organizace iniciují a kontrolují.  

Sociální přínosy

7. Posílení společenského vědomí o dobrém vztahu organizace ke stavu životního prostředí

Ve společenském povědomí je  certifikát EMS chápán jako potvrzení kladného vztahu organizace k životnímu prostředí. Informování o jeho vlastnictví na písemných a jiných materiálech přispívá k posílení dobrého jména organizací neziskového a veřejného sektoru. Přispívá i ke zvýšení  zájmu a znalostí pracovníků organizace o problematice ochrany životního prostředí. Zkvalitnění péče o ochranu životního prostředí a zvýšení environmentálního povědomí zaměstnanců potvrzuje podle důvěryhodných průzkumů více než 90% organizací se zavedeným EMS.

8. Zvýšená důvěra orgánů státní správy a zjednodušení kontrolní činnosti

Certifikát EMS může být předpokladem pro zjednodušení kontrolní činnosti prováděné orgány státní správy, např. Českou inspekcí životního prostředí.

9. Prohloubení znalostí pracovníků o životním prostředí

Zavedený EMS prohlubuje znalosti pracovníků organizace o problematice ochrany životního prostředí. Umožňuje jejich pravidelné vzdělávání a motivování k provádění veškerých činností způsobem šetrným k životnímu prostředí. Podporuje otevřenou a vstřícnou komunikaci o vlivech a rizicích činnosti organizace na životní prostředí a  o souvislostech s bezpečností práce a ochranou zdraví pracovníků organizace.

10. Posílení dobrých vztahů s veřejností

Zavedením EMS se organizace neziskového a veřejného sektoru  hlásí k principu udržitelného rozvoje, EMS znamená i vyšší kvalitu veřejné správy a úřadování a umožňuje větší účast veřejnosti na rozvoji obce nebo regionu. V environmentální politice, která je přístupná veřejnosti,  deklarují organizace neziskového a veřejného sektoru  svůj postoj k ochraně životního prostředí. Veřejná kontrola environmentální politiky je základním předpokladem dobrých vztahů s veřejností v místě působení organizace.

Náklady

Popis přínosů spojených se zavedením EMS by nebyl úplný bez alespoň orientačního údaje o nákladech s ním spojených. Jejich vyčíslení může být jen velmi přibližné, protože je spojeno s  faktory, jako je druh a obor činnosti organizace,  druh a rozsah systému, časový horizont požadavku na zavedení a případnou certifikaci,  podíl  vlastních pracovníků na přípravě potřebné dokumentace atd. Orientačně lze takové náklady (včetně vydání certifikátu a licence k používání ochranné značky auditora) u podniku s 500 zaměstnanci a s výrobní náplní významně ovlivňující životní prostředí odhadnout na 700 – 900 tisíc korun, u malých a středních podniků  a u organizací veřejné správy a neziskového sektoru na třetinu až polovinu této částky. Například Městský úřad Vsetín odhaduje náklady na zavedení a certifikaci EMS na 200 tisíc korun, registrace Ministerstva životního prostředí v programu EMAS si vyžádala asi 500 tisíc korun.

Pro celkové posouzení přínosů a nákladů je rovněž zajímavým údajem doba „amortizace“, tedy doba, kdy celkové přínosy převýší vynaložené náklady. Střízlivé odhady uvádějí pro větší podniky dobu menší než jeden rok, pro střední podniky (50 – 250 zaměstnanců) přibližně 1,5 roku, pro malé podniky 4 roky (Vlčková J.: Zavádění EMS a zhodnocení jeho nákladů a přínosů v České republice a v Německu. In:  Zpravodaj MŽP 4/2006). V žádné organizaci nevedlo zavedení EMS k  propouštění zaměstnanců. Naopak na trhu práce se vytvořilo mnoho desítek nových pracovních míst pro kvalifikované pracovníky, kteří poskytují konsultace, poradenskou službu, zabezpečují školení, zavádějí, auditují nebo certifikují  EMS. S postupným překonáváním následků světové ekonomické krize a s oživováním ekonomiky lze předpokládat obdobný vývoj i v současnosti.

2. Jak postupovat při zavádění EMS

Zavedení EMS není  krátkodobou ani jednoduchou záležitostí. Je možné doporučit, aby probíhalo  v následujících krocích, samozřejmě s přihlédnutím ke konkrétním podmínkám organizace:

1. Rozhodnutí  vedení organizace o způsobu zavedení EMS

Zavedením EMS deklaruje organizace svůj postoj k ochraně životního prostředí a zásadám udržitelného rozvoje. Zejména v případě organizací neziskového a veřejného sektoru  je  iniciováno především potřebou zlepšit stav životního prostředí v regionu, může ale být i zdrojem ekonomických a dalších úspor v činnosti organizace. Jestliže se vedení organizace na základě analýzy vycházející mj. z možných přínosů, které EMS může pro organizaci znamenat, rozhodne o jeho zavedení, je nejdříve třeba vytýčit rámcový věcný a časový program postupu. Ten zahrnuje zejména

• Rozhodnutí o standardu, podle kterého bude EMS vytvářen. Je  třeba zopakovat, že pro oba přístupy je znalost normy ČSN EN ISO 14001:2005 nezbytná.
• Určení způsobu zajištění: systém může být vytvářen  vlastními pracovníky, spoluprací s externí poradenskou firmou nebo kombinací obou způsobů. Ze zkušeností vyplývá, že alespoň částečný podíl externí spolupráce je  pro dobrou funkci systému výhodný.
• Určení způsobu ukončení procesu:  hodnotit zavedený EMS z hlediska jeho souladu s platnými normami může kterýkoliv subjekt, v naprosté většině případů je ale požadováno ukončení procesu  certifikací. Jejím výsledkem je udělení certifikátu - písemného úředního osvědčení o souladu s normou. Certifikační orgán, vydávající certifikát,  má být  akreditován národním akreditačním orgánem, kterým je Český institut pro akreditaci, o.p.s.
• Posouzení vztahu k jiným   systémům řízení v organizaci:  V současnosti se stále častěji uplatňují  projekty budování integrovaných systémů řízení (ISŘ), zahrnujících kromě EMS i management kvality, management bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, management  bezpečnosti informací, management bezpečnosti potravin apod. I tyto varianty by mělo vedení organizace při svém rozhodování zvažovat. Přístupy jsou metodicky podobné a mohou znamenat zjednodušení celého postupu přípravy a implementace EMS, případně ISŘ.
• Časový plán zavedení: Časový úsek mezi rozhodnutím o zavedení EMS a udělením certifikátu je závislý na mnoha faktorech, jako jsou velikost organizace, hlavní obor činnosti, způsob zajištění atd.  V  organizacích neziskového a veřejného sektoru lze podle zkušeností uvažovat s cca 6 měsíci na zavedení systému. Norma nepředepisuje dobu, po které může být zavedený a funkční EMS certifikován; lze doporučit období alespoň 3 měsíců.

2. Jmenování zmocněnce vrcholového vedení organizace odpovědného za zavedení EMS a pracovního týmu

Úspěšné zavedení EMS do značné míry závisí na postoji vedení organizace. To svůj zájem deklaruje pověřením konkrétního představitele vedení (zmocněnce) s přidělenou odpovědností a pravomocí pro zavedení EMS. Je účelné už od počátku určit útvar organizační struktury (například odbor životního prostředí), který bude za vytváření a provoz systému spolu se zmocněncem odpovídat.

3. Podrobné seznámení zmocněnce s normou ČSN EN ISO 14001:2005

Každá organizace má svá specifika, daná jejím vývojem či charakterem působení. Žádná obecná norma nemůže všechny odlišnosti postihnout. Zkušenosti ukazují, že je mimořádně důležité, aby zmocněnec pro zavedení EMS byl již od počátku seznámen s požadavky normy a uměl jim přizpůsobovat konkrétní kroky. Není potřebné, aby podrobně znal obsah a rozsah všech článků normy; je však účelné, aby věděl, co a jak norma požaduje, jaké činnosti k plnění požadavků předpokládá a jaké znalosti o normě by měli mít vybraní pracovníci organizace.  K takovému seznámení může posloužit  absolvování jednorázového kurzu (například „Manažer ISŘ“), ale třeba i prostudování  textu uváděného v oddílu C.

4. Výběr pracovníků určených k absolvování výcvikových kursů

Vybraní pracovníci vedení organizace, členové pracovního týmu a případně i další zaměstnanci by měli být prostřednictvím výcvikových kurzů vedených zmocněncem anebo (lépe) externí poradenskou firmou seznámeni s principy EMS. Výběr pracovníků k absolvování výcviku je v kompetenci zmocněnce vedení.

5. Uzavření obchodní smlouvy s poradenskou firmou na zajištění výcviku pracovníků

Rozsah a forma výcviku vybraných pracovníků závisí především na velikosti a druhu činnosti organizace. V případě organizace neziskového nebo veřejného sektoru střední velikosti (například městský úřad, orgán státní správy, obecně prospěšná organizace) lze doporučit uspořádání jednodenního úvodního školení vrcholového vedení a odborného třídenního semináře pro vybrané pracovníky. Výcvik zajistí externí poradenská firma na základě obchodní smlouvy.

6. Vypracování úvodního environmentálního přezkoumání

Cílem úvodního environmentálního přezkoumání je zvážit všechny environmentální vlivy související se současnou i minulou činností organizace, s plněním zákonných a dalších předpisů a norem, s účinností opatření uskutečněných k dosažení požadované environmentální kvality výroby, výrobků, služeb a dalších činností. Jsou hodnoceny  emise do ovzduší a vody, nakládání s odpady, využívání vod, paliv, energií a přírodních zdrojů, zatěžování tepelnou energií, hlukem, zápachy, vibracemi a zářením, specifické vlivy na ekosystémy, vliv případných havárií apod.

Úvodní environmentální přezkoumání  určuje výchozí pozici organizace před zavedením EMS tím, že mapuje stav řízení ochrany životního prostředí a naznačuje hlavní oblasti ke zlepšení (kterými v organizacích veřejné správy mohou být například emise do ovzduší, odpadové hospodářství, řízení dopravy ve městě apod.). Jeho zpracování sice norma ISO 14001 přímo nepožaduje, v souladu s navazující normou ISO 14004 je však třeba jeho vypracování doporučit, protože výrazně usnadní přípravu dalších povinných dokumentů a příznivě ovlivní funkci budoucího EMS. Vypracování přezkoumání může organizace zajistit vlastními pracovníky; ze zkušeností vyplývá, že efektivnější cestou je spolupráce s externí poradenskou firmou (zabránění vlivu tzv. „provozní slepoty“) v časovém horizontu 1 – 3 měsíců.

7. Formulování environmentální politiky a  environmentálních cílů, programů a úkolů k jejich zajištění

Environmentální politika je veřejně přístupné prohlášení vrcholového vedení organizace o jejích záměrech a zásadách, vztahujících se k jejímu působení na životní prostředí, které poskytuje rámec pro činnosti organizace a pro stanovení environmentálních cílů a cílových hodnot.

Environmentální cíle definované v environmentální politice by měly obsahovat závazky k trvalému zlepšování životního prostředí v určeném časovém období. Při jejich stanovení by vedení organizace mělo vzít v úvahu zákonné a jiné požadavky, technické, finanční a obchodní podmínky.

Environmentální programy konkretizují prostředky a časový rámec pro dosažení cílů a cílových hodnot. Jsou připravovány i pro zavádění nových technologií, výrobků či služeb a/nebo pro plnění opatření v oblasti úspor surovin a energií (úspora elektřiny při provozu administrativní budovy, třídění odpadů aj.).

Uvedené dokumenty patří ke klíčovým prvkům EMS a jejich  vypracování je základním požadavkem normy ISO 14001. Postup a doporučení k  jejich přípravě zejména z hlediska organizací neziskového a veřejného sektoru jsou uvedeny v oddílu C těchto textů.

8. Uzavření obchodní smlouvy s poradenskou firmou na zajištění poradenské činnosti při budování EMS

Lze doporučit, aby na přípravě organizace k certifikaci  včetně  pomoci při    přípravě dokumentace spolupracovala odborná poradenská firma, předpokládaný rozsah pro organizace cílové skupiny 4 - 6 měsíců.

9. Předběžný výběr firmy k certifikaci  zavedeného EMS

Certifikace zavedeného EMS prováděná akreditovaným certifikačním orgánem (CO) probíhá na základě žádosti organizace, která se v ní mj. zavazuje k předložení všech informací nezbytných k hodnocení. Je prováděna auditorským týmem CO ve 2 auditních stupních. Certifikát je zpravidla platný 3 roky. V současnosti je v ČR pro certifikaci EMS akreditováno asi 30  certifikačních orgánů, poskytujících certifikaci pro vybrané obory činnosti organizace specifikované podle klasifikace ekonomických činností CZ-NACE. Jejich přehled je k dispozici například v Agentuře EMAS (www.cenia.cz).

10. Rozhodnutí o případné žádosti o podporu z veřejných prostředků

O zavedení EMS si organizace rozhoduje sama, na základě svého přesvědčení o tom, že tak může pozitivně ovlivnit kvalitu životního prostředí. I stát má zájem na stálém rozvoji systémů environmentálního managementu a proto jej podle svých možností podporuje. Přehled institucí, zabývajících se z pověření státu mj. i úkoly souvisejícími se zaváděním EMS, a informace o možnostech finanční podpory jsou uvedeny v úvodní části těchto textů.