Udržování a zlepšování odborné způsobilosti

Auditoři mají prokazovat svůj průběžný odborný růst. Ten souvisí s udržováním a zlepšováním znalostí, dovedností a osobních vlastností jak v průběhu auditů, tak mimo ně.

Průběžného odborného růstu lze dosáhnout různými prostředky, jako jsou další pracovní zkušenosti, školení/výcvik, samostatné studium, proškolování dalších auditorů, účast na setkáních, seminářích a konferencích, a jiné odpovídající činnosti.

Činnosti průběžného odborného růstu mají vycházet ze změny potřeb jednotlivců dle jejich zkušeností, z potřeb organizace, praxe auditování, norem a jiných požadavků.

Pro zvyšování kvalifikace auditorů jsou vhodná školení a kurzy pořádané různými školícími organizacemi na témata, která není schopna zajistit vlastní organizace, např.

environmentální právo ES a ČR

systémy řízení dle normy ISO 14001 a EMAS

školení zaměřená na jednotlivé nástroje environmentálního managementu – hodnocení environmentálních aspektů, hodnocení environmentálního profilu, hodnocení životního cyklu, uhlíková stopa organizace, ekologická stopa organizace, udržitelná výroba a spotřeba, environmentální manažerské účetnictví, komunikace a environmentální reporting ap.

 Zajímavé moudra a publikace…….

Dvořáček, J.: Interní audit a kontrola. 1. vydání. Praha, C. H. Beck 2000

Požadavky normy ISO 14001:2004, Zkušenosti z uplatňování ISO 14001 a komentář k revidované normě ČSN EN ISO 14001:2005, vydání první, květen 2005, ČNI Praha

Komentované vydání ČSN EN ISO 19011, 2003, ČNI Praha

Interní audit končí zpracováním závěrečné zprávy, výběrem a uložením dokumentace a zpracováním hodnocení činnosti týmu auditorů.

Za přípravu a obsah zprávy z auditů odpovídá vedoucí týmu auditorů. Zprávu z auditu přijímá tým auditorů jako celek (všichni pro), nebo o ní rozhodne vedoucí auditor, jako osoba, která zodpovídá za řádný průběh a ukončení auditu. O zprávě se zásadně nehlasuje.

Zpráva z auditů musí podávat kompletní, přesný, stručný a jasný záznam o auditech. Obsahově je vhodné, aby zpráva obsahovala:

a) cíle auditů a předmět auditů, zejména identifikaci organizačních a funkčních jednotek nebo procesů auditovaných v daném časovém úseku;

b) identifikaci vedoucího auditora a členů týmu auditorů;

c) seznam představitelů auditované organizace;

d) data a místa konání činností při auditech na místě;

e) kritéria auditů, zjištění a závěry z auditů;

f) nejistoty a/nebo překážky, které vyvstaly a které mohou snížit spolehlivost závěrů z auditů;

g) míra splnění cílů auditu a auditem nepokryté oblasti, ačkoliv byly v předmětu auditů;

h) nevyřešené názorové rozdíly mezi týmem auditorů a auditovanou organizací;

i) doporučení ke zlepšování, pokud jsou specifikována v cílech auditů;

j) rozdělovník zprávy z auditů.

Závěrečnou zprávu z auditů obdrží zadavatel auditu (klient) a auditovaná organizace. Dokumentace z auditu je protříděna, záznamy relevantní pro prokázání provedení auditu a jednotlivých zjištění (především neshod) jsou archivovány v souladu s požadavky na řízení dokumentace. Pro další použití se ukládá zejména plán auditu a použité podklady (např. seznamy otázek, formuláře ap.) s vyhodnocením jejich vhodnosti a upotřebitelnosti při dalším auditu.

Vedoucí auditor vyhodnotí kvalitu práce a odborné připravenosti týmu auditorů a hodnocení předá osobě řídící program auditů.

d.      metody provádění auditu

V praxi se používají tři základní metody provádění auditů. Jde o:

· přezkum dokumentace, především záznamů

Jde o přednostně používanou metodu, neboť poskytuje informace v zafixovaném (zaznamenaném) stavu. Získání informací je rychlé a nezatěžuje pracovníky prověřované organizace. Informace poskytne dostupná provozní dokumentace, zprávy, hlášení orgánům státní správy, korespondence atd. Informace ověříme zpravidla pozorováním stavu nebo přezkumem zdrojových podkladů pro dokumentaci.

· pozorování činností nebo stavu

Zjistíme z dokumentace postupů nebo jiných zdrojů jaký je požadovaný stav nebo postup a jdeme se podívat. V případě kontroly provádění třídění odpadů nám postačí obejít sběrné nádoby a zadokumentovat stav (písemně, foto ap.), v případě kontroly prováděné činnosti sledujeme (po dostatečně dlouhou dobu) to, jak pracovníci dané činnosti vykonávají. Zjištění zaznamenáme.

· rozhovory s pracovníky

Pro pohovory vybereme osoby na příslušných úrovních a ve funkcích, které jsou pro prováděný audit relevantní. Pohovory vedeme během pracovní doby a je-li to vhodné, přímo na pracovišti osoby, s níž je pohovor prováděn. Musíme se snažit, aby se pracovník při pohovoru i po něm cítil uvolněně, zbytečně ho nestresujeme nevhodnými poznámkami. Pohovor lze s výhodou zahájit požádáním příslušné osoby o popis její práce. Zásadně nedáváme takové otázky, které ovlivňují odpověď (návodné otázky), jako například a to se vám nelíbí, že?.. Stejně tak nepoužíváme otázky na něž lze odpovědět ano- ne. Používáme tzv. volné otázky, nutící k delším odpovědím – jak děláte, aby... Výsledky pohovoru shrneme do podoby, jak my chápeme obsahu pohovoru a necháme se k němu vyjádřit zpovídanou osobu. nesouhlasí-li s naší interpretací, měníme ji tak dlouho, až dojdeme k souladu. Výsledek zaznamenáme. Protože auditor je i slušně vychovaný, nezapomene na závěr všem osobám, se kterými vedl pohovor poděkovat za účast na společné práci.

e.      Checklist neboli seznam kontrolních otázek

Seznam kontrolních otázek je individuální pracovní pomůcka auditora. Je jeho, pro jeho audit v jeho systému EMS. To aby mohl s využitím svého checklistu provést dobře audit znamená, že do přípravy otázek vloží auditor svoji práci, kdy se zamýšlí nad strukturou jeho systému EMS, nad tím co by měl prověřit, kde a jakým způsobem. Přitom ho samozřejmě napadne i to, na jaké otázky bude potřebovat získat odpovědi. Tyto otázky zapíše, určí si kde a jakým způsobem je uplatní a má provedenou základní přípravu.

Při auditu na místě se zpravidla zjistí, že věc je jiná, často složitější, než se zdálo z dokumentace, a že jiné budou muset být i použité otázky. Správný auditor je změní, zaznamená, položí auditovaným a získá odpovědi. Pokud se osvědčí, může je použít znovu.

Varování líných auditorů: neexistuje univerzální checklist, který by byl vhodný k tomu, abyste ho vzali, odešli s ním do organizace a vrátili se s použitelnými výsledky. Vaše práce na adaptaci jakéhokoliv checklistu pro vaši potřebu je zcela nezbytná. V příloze tohoto materiálu máte několik seznamů různých otázek, které lze použít jako základ na kterém vybudujete svoji, pro vás rozhodně lepší konstrukci vašeho checklistu. Používejte checklisty – tvoří vaši papírovou paměť, co podle nich máte zjistit, to neopomenete (pokud ho neztratíte během auditu). Nepouživejte cizí checklisty kterým nerozumíte – pohled na auditora, který čte otázky a na žádost o upřesnění říká „já nevím jak to myslí, já jsem to takhle dostal, něco mi řekněte“  je přinejmenším tristní.

Takže: checklisty ano, ale vlastní. Cizí jen jako námět pro vaše úpravy!

b.  Jak auditovat

Při vlastním provádění auditů, se snažíme v maximální míře šetřit prostředky a zdroje organizace tím, že dosáhneme zadaného výsledku s co nejmenší naší námahou a obtěžováním prověřované organizace. Dodržujeme proto některé základní zásady provádění auditů:

1. První zásada: Efektivně plánovat a organizovat práci

 Tedy: zbytečně se nikde nezdržujeme (obzvlášť tam, kde už nemáme co dělat), svoji účast na cizích pracovištích dopředu ohlašujeme, když už se ohlásíme, nenecháme na sebe čekat. Když přijdeme, jsme připraveni – víme jaké dokumenty a záznamy budeme chtít vidět, s kým budeme chtít mluvit, jaké postupy a činnosti chceme pozorovat, na jaké otázky chceme znát odpověď. Když něco nepůjde, dohodneme poskytnutí vhodné nápravy.

2. Druhá zásada: zaměření na podstatné věci

Musíme vědět, co je podstatné pro cíl auditu, budeme muset zvládnout rozhodování o přednosti některých zjištění před jinými. Nejprve prověřujeme věci, které jsou pro funkce systému životně důležité – např. plánování, poskytování zdrojů, plnění politik a cílů, provádění postupů ohrožujících životní prostředí a teprve poté věci které systém vylepšují, zpříjemňují, ale jsou zbytné (třeba existenci námi předepsaných ale normou nevyžadovaných záznamů ap.).

3. Třetí zásada: ověřovat přesnost a věrohodnost shromaždovaných informací

Informace které získáme při auditu je nutné ověřit z nějakého jiného zdroje, odlišného od prvního, pokud možno nezávislého. To co vyčteme z dokumentace a záznamů ověříme pozorováním ať už prováděných činností nebo dosaženého stavu,a/ nebo rozhovorem s vhodně zvolenými pracovníky. Ústní sdělení nějakého pracovníka se pokusím ověřit od jiného pracovníka nebo v dokumentaci, a/nebo pozorováním skutečného stavu a činností.

Informace si nevymýšlíme, nedomýšlíme a bez dostatečných podkladů ani nevyvozujeme. Máme-li informaci poskytnutou pouze z jednoho zdroje, mohu ji při formulování zjištění z auditu použít, ale musím jasně oznámit, že danou informaci se nepodařilo ověřit jinde.

4. Čtvrtá zásada: všeho s mírou – včas se rozhodovat

Audity je třeba ukončit v rozumném čase. Při shromažďování informací z auditů musím použit přiměřené vzorkování, abych obsáhl to nejdůležitější. Přednostně musím zjistit že něco není v pořádku, a až na druhém místě je rozsah toho co není v pořádku. Pokud zjistím, že tři pracovníci z jednoho pracoviště nedodržují stanovený postup, neprověřuji dalších sto. Ti první stačí pro konstatování zjištění stavu, že postup není správně zaveden a uplatňován. To kde všude to je, proč a co s tím vyřeší někdo jiný – ten kdo dostane námi identifikovanou neshodu k dalšímu řešení.

5. Pátá zásada: pravdivé a spravedlivé hodnocení

V auditu si nevymýšlíme a už vůbec nelžeme, ani proto, abychom někomu pomohli. Pokud se nám něco nepodařilo zjistit ať už proto, že jsme to nestihli, nebo nedokázali poznat, nebo nedokázali posoudit, nebo něco jiného, přiznáme to. Příště se to třeba podaří díky jinému postupu, jinému auditorovi ap.

6. Šestá zásada: včasné závěry

Ukazuje se, že mnohem přínosnější jsou zprávy z auditu, které jsou zpracovány bezprostředně po auditu (zpravidla druhý až třetí den), byť na nízké stylistické či pravopisné úrovni, než sice skvěle čtivá zpráva, ale poskytnutá tři měsíce po auditu. Ta už je v té době zastaralá a auditovaní pracovníci, jejich management i organizační složka už mají úplně jiné starosti a na připomínky z dávno uskutečněného auditu hledí jako na něco neskutečného.

c.      Jak neauditovat:

1.      Nepřipravíme se, protože přece vše potřebné už moc dobře známe. Neřekneme kdy a kam přijdeme, protože to, že auditované překvapíme, přece není na závadu výsledku. Nevadí nám, když zbytečně rušíme a zdržujeme. Když přijdeme potřetí ve stejný den za týmž pracovníkem a chceme po něm něco dalšího pro audit, nelíbí se nám, když má uštěpačné poznámky. Nakonec zjistíme, že jsme se docela nalítali, že chodit na pracoviště kde mají zrovna uzávěrku nebo dovolenou je hloupost, že máme sice spoustu informací ale nedokážeme z nich vytáhnout pořádná zjištění a napsat zprávu.

2.       Nerozumíme-li tomu co máme zjistit, a nepřipravili-li jsme se na to, a nevzali jsme si s sebou experta na danou věc, skončíme při auditu na tom, e budeme prověřovat to co známe, umíme a děláme rádi. Můžeme při auditu týrat skladníka za olejem pokapanou podlahu ve skladu, a přitom nám může uniknout to, že plnou odpadní jímku staré řezné emulze přečerpávají naši pracovníci do cizího kanálu v sousedním areálu. Nebo budeme sledovat, zda někde v kanceláři nesvítí zbytečně (čerpání zdrojů) ale nebudou nám vadit rozbité světlíky v trvale vytápěné hale. 

3.      Najdeme si podnikového kecálka nebo drbnu a audit opřeme o jejich tvrzení. Protože je posloucháme moc dlouho, nestihneme jejich slova ověřit a dál s nimi pracujeme jako s ověřenými. Podobný výsledek získáme, pokud budeme pracovat pouze se záznamy, které lze při troše píle auditovaných rychle zpětně dodělat, a nepodíváme se na skutečný stav nebo se na něj nezeptáme příslušných pracovníků.

4.      Pečlivou a systematickou prací v organizaci získáme písemné záznamy o tom, že všech devadesát sedm  pracovníků neví nic o tom, že podnik má zaveden a certifikován systém EMS. To nám trvalo tři dny vymezené auditu a nestihli jsme díky tomu zjistit, co dělají s odpady, jestli umí správně reagovat při havárii nebo jak dělají jiné pro životní prostředí důležité věci.

5.      Informace které se nám nelíbí neuvedeme do zprávy, pracoviště preferované šéfy shledáme v auditu výtečným, jiné pracoviště na téže úrovni shledáme sotva dostatečným. O místech kam jsme se nedostali napíšeme, že jsme neshledali neshody, ale už nenapíšeme, že jsme ani nemohli, protože jsme tam nebyli.

6.      Zprávu píšu až na třetí důrazné varování, pozdě a uvedu v ní jen to nejnutnější, takže slouží jen jako doklad toto, že audit proběhl, ale neřekne nic o konkrétních zjištěných problémech.

a.      Co kontrolujeme v jednotlivých požadavcích normy ISO 14001

Část 4.1 Obecné požadavky na systém EMS

Kontrolní otázky:

- Byly při plánování a zavádění systému EMS zohledněny povinnosti organizace (právní a další požadavky, např. rozhodnutí orgánů státní správy, technické normy);

- byly při plánování a zavádění systému EMS zohledněny skutečné environmentální dopady a aspekty souvisící s minulým a současným provozem organizace;

- byl při plánování a zavádění systému EMS zohledněn současný stav řízení environmentálních dopadů organizace a specifické místní podmínky, včetně příčin vzniku nehod, havárií, účinnosti následně přijatých opatření;

- byly definovány vzájemné vztahy mezi stávajícími systémy řízení organizace a systémem environmentálního řízení;

- jsou v současné dokumentaci zohledněny environmentální aspekty a předcházení či omezování jejich dopadů;

- zabývá se organizace začleňováním environmentálních úvah do návrhů svých produktů a dalších činností (marketing, navazující služby);

- jak dalece je přijatelná environmentální  úroveň  stávajících  provozních  metod  a  postupů,  s  nimi souvisejících  služeb a jejich výstupů;

- byl stanoven a definován rozsah zaváděného systému EMS, je součástí tohoto stanovení také odhad nároků na zdroje (finanční, lidské) pro fungování;

- existují nástroje pro sledování úrovně vnějších vztahů (příjem stížností a podnětů, povědomí o veřejném mínění);

- jsou v organizaci k dispozici postupy pro získávání environmentálních dat, jejich zaznamenávání, práci s nimi a jejich uchovávání;

- byl brán v úvahu úplný rozsah provozních podmínek včetně havarijních situací;

- bylo provedeno úvodní přezkoumání a byly výsledky úvodního environmentálního přezkoumání zdokumentovány?

Část 4.2. Environmentální politika

Kontrolní otázky

- Je environmentální politika formulována pochopitelně, stručně a jednoduše, má písemnou podobu, schválilo ji vedení a je schválení dokumentováno?

- Je zřetelné, kterých činností, výrobků a služeb či aspektů se týkají závazky politiky?

- Obsahuje politika takové závazky, které umožní její dlouhodobou platnost?

- Stanoví politika způsob plnění závazku neustálého zlepšování a prevence znečištění?

- Jak se politika věnuje povinnosti plnit požadavky právních předpisů a jiné?

- Jak jsou s politikou seznamováni všichni zaměstnanci a smluvní partneři (jak stávající, jak noví), jak jim byla vysvětlena a jak byli vyzváni k jejímu aktivnímu naplňování?

- Jakým způsobem je politika dostupná veřejnosti?

- Umožňuje politika konkretizaci záměrů do podoby cílů a cílových hodnot a sestavení programů EMS?

Část 4.3. Plánování

Článek 4.3.1. Environmentální aspekty

Kontrolní otázky

- Je vytvořen a používán postup pro identifikaci a hodnocení environmentálních aspektů a s nimi souvisejících dopadů činnosti organizace na životní prostředí?

- Je vytvořen a používán postup pro identifikaci a hodnocení environmentálních aspektů a s nimi souvisejících dopadů u dodávek od externích dodavatelů pro organizaci?

- Je veden registr významných environmentálních aspektů? Jak často je aktualizován? Kdy proběhla jeho poslední aktualizace?

- Byla určena kritéria významnosti aspektů a dopadů a jsou podle nich dopady klasifikovány.  Jsou v nich zohledněny i specifické požadavky zákazníků a veřejnosti?

- Existují postupy pro hodnocení environmentálních aspektů a dopadů do budoucna plánovaných činností a nových produktů?

- Je registr informačním zdrojem pro rozhodování o dalších systémových krocích?

Článek 4.3.2. Požadavky právních předpisů a jiné požadavky

Kontrolní otázky

- Jak jsou zjišťovány právní a jiné povinnosti organizace (kdo to dělá, z jakých zdrojů, s jakým výstupem)?

- Je veden registr právních a dalších požadavků nebo pouze předpisů, jakým způsobem je dokumentován?

- Jsou sledovány specifické požadavky zákazníků, odvětvové, popř. regionální požadavky (dohody) a jak?

- Je vytvořen postup pro identifikaci změn právních a dalších požadavků při změnách předpisů a smluv?

- Je prováděno hodnocení důsledků změn požadavků do činnosti na všech pracovištích?

- Je určen odpovědný pracovník, který v předstihu informuje vrcholové vedení o chystaných změnách?

- Seznamuje podnik své zaměstnance s právními a dalšími požadavky?

Článek 4.3.3. Cíle, cílové hodnoty a program(-y)

Kontrolní otázky k Cílům

- Vycházejí cíle ze zjištění úvodního přezkoumání, auditů EMS, závazků politiky, registru významných aspektů a požadavků a jsou s nimi v souladu?

- Podíleli se pracovníci odpovědní za plnění cílů na jejich upřesnění?

- Do jaké organizační úrovně řízení se promítla odpovědnost za plnění cílů v rámci organizace?

- Jsou stanoveny cílové hodnoty pro stanovení dosažení cílů co do kvalitativního, kvantitativního a časového hlediska?

- Jak často probíhá kontrola plnění jednotlivých cílů?

- Je hodnocení plnění předmětem interních auditů, a je přezkoumáno vedením?  

- Jsou cíle v dalším cyklu vedením aktualizovány?

Kontrolní otázky k programům

- Jsou formulovány samostatné programy pro dosažení environmentálních cílů?

- Kdo zodpovídá za zpracování, realizaci a dohled nad plněním programů?

- Je realizace programů technicky, finančně a personálně zabezpečena?

- Jsou součástí programů harmonogramy plnění jednotlivých dílčích etap?

- Obsahují programy konkrétní určení odpovědnosti za realizaci jednotlivých kroků?

- Jsou formulovány samostatné programy pro environmentální řízení nových záměrů a produktů?

Část 4.4. Zavedení a provoz

Článek 4.4.1. Zdroje, úlohy, odpovědnost a pravomoc

Kontrolní otázky

- Jmenovalo vrcholové vedení svého zástupce a vybavilo ho potřebnými pravomocemi?

- Je hierarchie environmentální odpovědnosti podchycena v organizační struktuře úplně a jednoznačně?

- Jsou definovány odpovědnosti pracovních míst a funkcí ovlivňujících životní prostředí, především těch s vyšším rizikem negativních dopadů na životní prostředí?

- Jsou stanovena kritéria hodnocení cílových hodnot chování pro jednotlivé funkce?

- Znají všichni zaměstnanci odpovědnostní strukturu, a to především v případě mimořádných událostí?

- Zajišťuje management všech úrovní v rámci svých kompetencí dostupnost potřebných prostředků a zdrojů k dosahování environmentálních cílů a dalším aktivitám ve své působnosti?

- Jak je dokumentováno seznamování pracovníků s jejich úlohami, odpovědnostmi a kompetencemi pro systém EMS?

Článek 4.4.2. Odborná způsobilost, výcvik a povědomí

Kontrolní otázky

- Je zajištěna nutná odborná způsobilost zaměstnanců podle speciálních požadavků právních předpisů?

- Existují postupy pro zjišťování potřeb environmentálního výcviku, vychází z právních požadavků a environmentálních rizik?

- Odpovídají vědomosti zaměstnanců přiděleným odpovědnostem?

- Jsou zaměstnanci poučeni o vlastní úloze a odpovědnosti při naplňování environmentální politiky?

- Jsou zaměstnanci poučeni o možných následcích nedodržení stanovených pracovních postupů?

- Jsou vytvořeny postupy pro informování nových zaměstnanců o environmentálních vlivech jejich činností?

- Procházejí zaměstnanci výcvikem chování při mimořádných událostech (absolvují havarijní cvičení)?

- Jsou poučováni a cvičeni i pracovníci subdodavatelů?

- Jsou o poučení, výcviku a jejich výsledcích vedeny záznamy?

Článek 4.4.3. Komunikace

Kontrolní otázky

- Je vypracován postup pro přenos a koordinaci informací k environmentálním otázkám?

- Umožňuje organizační struktura přijímání zpětných podnětů?

- Je vypracován postup pro přijímání a řešení podnětů zaměstnanců i externích stran?

- Jsou podněty dokumentovány?

- Je vypracován postup pro komunikaci s externími stranami (veřejnost, veřejná správa, zákazníci, dodavatelé) o environmentálních aspektech a profilu organizace?

- Je rozhodnutí o komunikaci s externími stranami dokumentováno?

- Jak častá je komunikace o environmentálních otázkách na poradách v organizaci (od vrcholového vedení až po provoz)?

- Je kontrolována efektivnost komunikačních postupů?

Článek 4.4.4. Dokumentace

Kontrolní otázky

- Je dokumentace EMS integrována se stávající dokumentací?

- Jsou dokumentovány odpovědnosti pracovních míst a funkcí ovlivňujících životní prostředí?

- Jsou činnosti ovlivňující životní prostředí řízeny dokumentovanými pracovními postupy?

- Je kontrolováno dodržování dokumentovaných pracovních postupů?

- Je uplatňován jednotný postup pro případ nedodržení pokynů dokumentace?

Článek 4.4.5. Řízení dokumentů

Kontrolní otázky

- Jsou schváleny postupy pro vytváření a udržování dokumentace EMS?

- Je součástí těchto postupů identifikace, kontrola a uvolňování dokumentů?

- Mají zaměstnanci přístup k dokumentaci EMS, kterou potřebují při své činnosti?

- Je okamžitě odstraňována neplatná dokumentace?

- Je dokumentace datovaná a obsahuje data revizí?

- Je z dokumentace na první pohled zřejmé, čeho a jaké činnosti se týká (je identifikovatelná)?

- Je dokumentace vedena systematicky?

- Je dokumentace archivována po stanovené časové období?

Článek 4.4.6. Řízení provozu

Kontrolní otázky

- Je v rámci řízení provozu věnována pozornost činnostem a procesům, které mohou mít významné negativní environmentální dopady a jsou při řízení provozu respektovány stanovené provozní postupy?

- Jsou činnosti a procesy ovlivňující životní prostředí řízeny dokumentovanými pracovními postupy?

- Je kontrolováno dodržování těchto dokumentovaných pracovních postupů zaměstnanci?

- Jsou při rozhodování o změnách (např. projektování, instalace, údržba, vyřazení z provozu, demontáž a likvidace zařízení) zvažovány environmentální aspekty zamýšlených změn?

- Bere se při výběru dodavatelů v úvahu jejich environmentální chování?

- Jsou smlouvy (se zákazníky a dodavateli) zkoumány z hlediska environmentálních aspektů? 

- Je zajištěn dohled nad dodavateli, kteří vykonávají činnosti (služby) s možnými významnými dopady na životní prostředí?

- Jsou při zásobování (nakupování výrobků a služeb) zvažovány environmentální souvislosti?

- Je vytvořen postup pro informování dodavatelů a smluvních partnerů o požadavcích na environmentální parametry jejich činností, výrobků a služeb?

- Je zajištěno, aby při návrhu nového výrobku byl hodnocen jeho životní cyklus s ohledem na šetrný vztah k životnímu prostředí?

Článek 4.4.7. Havarijní připravenost a reakce

Kontrolní otázky

- Jsou prováděny analýzy rizik možných havárií, havarijních a mimořádných stavů vyplývajících z činnosti a existence organizace?

- Jsou po identifikaci a vyhodnocení rizika havárie dělána preventivní opatření k jeho zmírnění?

- Jsou vytvořeny plány pro situace ohrožení, které obsahují informace o možných environmentálních dopadech a pokyny jak jim předejít nebo je omezit?

- Byly při tvorbě těchto plánů zohledněny environmentální dopady již vzniklých mimořádných událostí?

- Jsou tyto plány prověřovány (nácvik), aby se zkontrolovala jejich účinnost?

- Jsou na všech rizikových pracovištích stanoveny a k dispozici postupy a prostředky pro prevenci a likvidaci havárií?

- Je průběžně aktualizováno operativní spojení na kontaktní osoby a místa pro případ havárie?

- Je pravidelně prověřována funkčnost havarijních a záchranných prostředků? 

- Jsou poplachové a havarijní plány sladěny s vnějšími poplachovými a havarijními plány (obce, města, kraje, jiných organizací)?

Část 4.5. Kontrola a nápravná opatření

Článek 4.5.1. Monitorování a měření

Kontrolní otázky

- Jaké jsou v organizaci stanoveny indikátory environmentálního profilu a jeho kriteria?

- Jsou měřeny, zaznamenávány a hodnoceny stanovené provozní parametry procesů a klíčové znaky provozu?

- Jsou získané údaje environmentálních dopadech provozu (jednotlivé emise a spotřeby) a jsou porovnávány s platnými limity?

- Jsou získané environmentální údaje využívány k hodnocení plnění cílových hodnot?

- Jsou v podniku sledovány náklady a přínosy environmentálních činností?

- Dokladují dodavatelé povinných měření svoji způsobilost pro tuto činnost?

- Jsou vlastní měřící přístroje a prostředky metrologicky verifikovány (kalibrace, ověření) a je o tom záznam?

Článek 4.5.2. Hodnocení souladu

- Jsou v podniku zjišťovány povinnosti vyplývající z požadavků právních předpisů, rozhodnutí a povolení i z požadavků externích stran?

- Je pravidelně vyhodnocováno plnění výše uvedených požadavků?

- Jsou z těchto vyhodnocování vedeny záznamy?

- Je zjištěné neplnění požadavků řešeno jako neshody systémem EMS?

Článek 4.5.3. Neshoda, opatření k nápravě a preventivní opatření

Kontrolní otázky

- Je stanovena pravomoc a odpovědnost za vyhledávání neshod?

- Kdo zahajuje nápravná a preventivní opatření?

- Jsou pro tuto činnost vytvořeny provozní postupy?

- Je v nich zakotvena povinnost vyhledat a odstraňovat příčiny neshody?

- Je v rámci nápravy neshod měněna příslušná dokumentace?

- Je v případě zjištěné neshody hodnoceno i environmentální riziko?

Článek 4.5.4. Řízení záznamů

Kontrolní otázky

- Umožňují záznamy prověřit fungování a výsledky systému EMS?

- Jsou záznamy využívány pro zjišťování odpovědnosti za vznik neshody? 

- Jak je regulován přístup k záznamům?

- Je stanoveno, kde a jak dlouho budou záznamy uloženy?

- Jsou porovnávány záznamy o nakupovaných závadných látkách s informacemi v registru aspektů?

- Jsou v rámci personálního řízení vedeny záznamy o realizovaném výcviku zaměstnanců v oblasti životního prostředí?

Článek 4.5.5. Interní audit

Kontrolní otázky

- Je zpracován program a auditů a plány dílčích auditů?

- Je program auditů dostatečný, nevyhýbá se problémům?

- Jsou auditoři organizačně nezávislí na činnosti prověřovaného pracoviště?

- Jsou interní audity zaměřeny na dodržování požadavků EMS v běžné praxi organizace?

- Jsou představitelé prověřovaných pracovišť včas informováni o termínu a zaměření auditu?

- Je po každém auditu vydána závěrečná zpráva?

- Jsou zjištění z auditu promítnuta do neshod a procesu řešení neshod?

- Je vyhodnocována kvalita provedení auditů a kvalifikace auditorů?

- Obdrží závěrečnou zprávu představitelé prověřovaných pracovišť a zástupce vedení pro EMS?

- Jsou s představiteli prověřovaných pracovišť projednány výsledky interního auditu?

- Podílí se představitelé prověřovaných pracovišť na přípravě nápravných a preventivních opatření?

- Je plánován následný interní audit k ověření účinnosti přijatých nápravných opatření?

Část 4.6. Přezkoumání vedením

Kontrolní otázky

-  Je EMS pravidelně přezkoumáván a jak často?

-  Jsou předmětem přezkoumání výsledky interních auditů a nápravných a preventivních opatření?

-  Jsou uplatněny všechny povinné vstupy informací pro přezkoumání vedením?

-  Hodnotí vrcholové vedení potřebu změnit environmentální politiku a cíle vzhledem ke změně okolností?

-  Přihlíží při tom vedení podniku k názorům zainteresovaných stran?

-  Je v případě mimořádné události přezkoumána vedením příslušná část systému EMS?

-  Jak vhodný a úplný je environmentální profil organizace?

-  Jsou zaznamenány výsledky přezkoumání?

Interní audit je nástrojem řízení podniku. Umožňuje sdělit pracovníkům informaci o tom, že oganizaci na nějakém stavu, postupu nebo výsledku opravdu záleží. Dobře provedený interní audit představuje záležitost velmi intenzivních zpětných vazeb.

První je mezi zadavatelem auditu – klientem a auditorem či týmem auditorů. Ta je prvotní a očekávaná, neboť audit vyhlašuje klient proto, aby získal informace, ke kterým se jinak dostane obtížně.

Druhá větev zpětné vazby je mezi auditorem a prověřovanými zaměstnanci. S tou se v řízení organizace počítá podstatně méně, i když může mít pro chod organizace významné důsledky. Auditor je totiž často u prověřovaných chápán jednak jako vyslanec vrcholového managementu, který má zjistit, co podřízení dělají špatně a z čeho nevzejde nic dobrého (tedy „obyčejný kontrolor“), ale současně jako nositel jakéhosi „tajemství“, které ho obklopuje aureolou výjimečnosti. Je to divné, ale v naprosté většině případů je to tak, že když přijde na pracoviště na kontrolu ekolog jako ekolog, tak  nemá nijak mimořádnou autoritu, ale pokud přijde, a to předem ohlášen na interní audit, tak jako auditor požívá značné úcty a cokoliv řekne, nezapadne. Proč to tak je, nevím, ale funguje to.

Tedy potřebujeme-li na nějakém vzdorném pracovišti zavést postup, ke kterému mají pracovníci výhrady, je dobré tam vyslat (a to opakovaně) interní audit na daný postup.

Auditor přichází mezi cizí lidi s úkolem najít nedostatky v práci systému, což si kontrolovaní překládají jako hledání nedostatků v jejich práci. Přitom aby provedl to co má, potřebuje spolupráci auditovaných. Auditor se tak pohybuje na velmi tenkém ledě a potřebuje navázat s auditovanými efektivní komunikaci, kterou nebudou zhoršovat negativní zpětné vazby.

Auditor musí stále dávat najevo, že

·         není orgánem činným v trestním řízení

úkolem auditora není rozvrátit pracoviště, nehledá pachatele, nevyslýchá, nezatýká, netýrá a nemučí (ani verbálně), nezesměšňuje. Auditor  který začne audit na pracovišti slovy „tak to jsem zvědavej, co mi zase nalžete,“ nebo „vždyť já vím, že to jenom hrajete“ nebude úspěšným auditorem, a s obdobným chováním by neměl být auditorem vůbec.

·         nechce nikoho nachytat na švestkách

Auditor vystresované pracovníky uklidňuje, umožňuje jim pomoc spolupracovníků, použití pomůcek a podobně. Když narazí na problém, ptá se jinak, snaží se zjistit skutečný stav, ale pořád lidsky.

·         nechce najít problém za každou cenu

Auditor musí být schopen přijmout fakt, že na prověřovaném pracovišti nezjistil neshodu. Počet zjištění z auditů by neměl být kritériem hodnocení schopností auditora (nebo alespoň ne jediným). Často se stává, že je předmětem výtky auditora alespoň grafická úprava záznamů (i když na druhou stranu je požadavkem normy to že záznamy mají být čitelné). Auditor hnidopich přichází velmi rychle o autoritu.

·         chce zjistit stanoviska a postoje auditovaných k auditované problematice

Auditor něco zjistí, vyhodnotí to, má zato, že došel k určitému zjištění. Pokud je co k čemu, konzultuje to s prověřovanými, aby se ujistil o správnosti svých postupů a hodnocení. Jejich připomínky, doplňky a vysvětlení v co největší míře akceptuje. Při tomto projednávání samozřejmě prověřovaní řadu vytýkaných věcí napraví – auditor to chápe jako pozitivní výsledek auditu a podporuje je v tom (zjištění se ve zprávě stejně objeví s tím, že neshoda byla odstraněna v průběhu auditu) a neshodou se nemusí zabývat další lidé. A konečně, prověřovaní zjednali nápravu sami a je tedy vyšší šance, že v tom budou pokračovat i po ukončení auditu.

·         naslouchá

Neuvěřitelně mnoho informací získáme tím, že skutečně nasloucháme a snažíme se pochopit to, co nám prověřovaní říkají. Ale musíme to se snažit pochopit celou svou kapacitou, nesmíme myšlenkový potenciál ztrácet tím, že v době hovoru prověřovaného vymýšlíme reakci na jeho první větu nebo dokonce na něco jiného. Pak nám snadno unikne podstata jeho sdělení. Nepozornost k hovoru druhého je ostatně velká neslušnost a nezdvořilost.

·         správně chápe

Auditor v rámci zpětné vazby rekapituluje obsah sdělení nebo svého chápání problému a nechává si ho potvrdit. Klidně několikrát, jeho autorita tím neutrpí.

·         nementoruje

Auditor si nechá pro sebe řeči typu já jsem vám to říkal,..., i malé dítě přece napadne..., kdo dovolil něco tak idiotského..., nebo jenom koukejte poslechnout, já jsem auditor. Pokud už má auditor něco říkat, nechť působí jako vlídný poradce.

·         nehledá viníky

Úkolem auditora je prověřit stav, nikoliv přinést skalp. Při časovém, personálním i věcném omezení prováděného auditu auditor zjistí neshodu. Tu zaznamená a předává dál k řešení. Auditor konstatuje, že někteří pracovníci (lze je jmenovat) nepostupují stanoveným způsobem. Za tím si může stát, to viděl. Ale nemůže ony pracovníky označit za viníky, protože nemá možnosti ke zjišťování důvodů,  proč nedělají to, co mají. Kořenová příčina dané neshody přitom může být něco zcela jiného, než právě nekázeň pracovníků.

·         je diplomatem

Auditor je slušný, zdraví ostatní, chová se k ostatním přívětivě, ale nikoliv servilně. Informace a požadavky podává tak, aby nezavdal zbytečné důvody ke konfliktům. To ale není důvodem pro to, aby zamlčoval zjištěné problémy. Není vulgární, není agresivní, není mstivý. Je důrazný a důsledný, nezapomíná na to, co má provést (správně audit).

Pokud auditor dokáže dodržovat výše uvedené zásady (a ještě mnoho dalších), lze očekávat, že bude požívat u prověřovaných značné autority, nebude zbytečně konfliktní a výsledky jeho práce, tj. zjištění z auditů, budou kvalitní a věrohodně popíší skutečný stav systému EMS v organizaci.

audit – systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah splnění kriterií auditu.

kritéria auditu – soubor politik, postupů nebo požadavků

důkaz a auditu – záznamy, konstatování skutečnosti nebo jiné informace, které souvisejí s kritérii auditu a jsou ověřitelné. Smí být kvalitativní nebo kvantitativní.

zjištění z auditu – výsledky hodnocení shromážděných důkazů z auditu podle kritérií auditu (např. shoda či neshoda s kritérii auditu, příležitost ke zlepšování)

závěr z auditu – výstup z auditu poskytnutý týmem auditorů po zvážení cílů auditu a všech zjištění z auditu

klient auditu – organizace nebo osoba žádající o audit (např. auditovaná organizace, smluvní partner)

auditovaná organizace – organizace v níž se provádí audit

auditor – osoba s odbornou způsobilostí k provádění auditu

technický expert – osoba, která poskytuje auditorovi nebo týmu auditorů specifické znalosti nebo odborné posudky. Nejedná jako auditor.

program auditů – jeden audit nebo soubor několika auditů naplánovaných pro určitý časový rámec a zaměřených na specifický účel. Zahrnuje všechny činnosti nezbytné k plánování, organizování a provedení auditů.

plán auditu – popis činností a uspřádání organizace auditu

předmět auditu – velikost a vymezení/ohraničení auditu

B) schéma průběhu auditu:

První tři kapitoly normy nás uvádí do problematiky auditů jako činnosti prověřující shodu skutečného stavu s požadavky, konstatují užitečnost provádění auditů a představují normu ISO 19011 jako pomůcku pro ty, kdo se chtějí zabývat přípravou a zajišťováním auditů na dostatečné úrovni. Je zdůrazněna ta skutečnost, že požadavky či doporučení normy nemají být otrocky přejímány, ale mají být upravovány a zjednodušovány podle potřeb organizace. V kapitole 3 jsou obsaženy základní definice z oblasti provádění auditů (viz níže).

kapitola 4 Zásady auditování

Kapitola popisuje zásady auditování, které umožní provést audit nezávisle, objektivně a s odpovídající odbornou péčí. Normou uváděné zásady jsou:

a)      Etické chování;

b)      Spravedlivé prezentování: zprávy musí být pravdivé a přesné, tatáž zjištění nebude auditor interpretovat pokaždé jinak;

c)      Povinnost profesionálního přístupu: pečlivost provedení a vyhodnocení, po kritickém posouzení vlastních odborných předpokladů auditor nebude auditovat sám to, čemu odborně nerozumí – přizvání expertů k auditu, správný úsudek, důvěra klientů ;

d)     Nezávislost: základ pro nestrannost a objektivitu závěrů z auditu, auditor nebude auditovat tam, kde není nezávislý (vlastní práce, práce jeho přímého nadřízeného ap.);

e)      Průkaznost: co je tvrzeno, musí být spolehlivě doloženo tak, aby jiní auditoři opětovně došli ke stejným závěrům z auditů (při zachování stejných postupů).

Při dodržení stanovených zásad lze předpokládat získání kvalitních výstupů z auditu, naopak při zanedbání některé z nich lze velmi pravděpodobně očekávat zkreslený a nevěrohodný výsledek auditu.

kapitola 5 Řízení programu auditů

Poskytuje návod k řízení programu auditů v organizaci a zabývá se stanovováním odpovědnosti za řízení celého programu auditů, jednotlivých činností při auditech i zajištěním potřebných prostředků a zdrojů pro činnost auditorů.

Program auditů zahrnuje:

·         přiměřeně plánování;

·         zajišťování zdrojů;

·         a stanovování postupů vedení auditů v rámci programu.

Podle toho, jaké výsledky potřebujeme prostřednictvím auditů získat, stanovujeme cíle auditů. Tyto cíle uvedeme v programu auditů, kde pomohou nasměrovat a plánovat provádění auditů. Při stanovování cílů auditů určujeme co chceme prověřit, co chceme zjistit. Vycházíme přitom z

·         priorit managementu;

·         předmětu činnosti a záměrů organizace;

·         požadavků systému managementu (normy i našich vlastních);

·         požadavků právních přepisů, rozhodnutí a smluv;

·         potřeby hodnocení dodavatelů

·         požadavků zákazníka ap.

Rozsah programu auditů

Rozsah programu auditů závisí na velikosti, zaměření a složitosti auditované organizace (počtu, důležitosti, složitosti, podobnosti a umístění činností, které mají být auditovány) což ovlivní především

·        předmět, cíle a dobu trvání každého prováděného auditu a

·        požadovanou četnost prováděných auditů.

Za období/periodu jednoho interního auditu musí být prověřen celý systém tak jak je definován organizací. Některé části systému mohou být prověřovány i vícekrát, několika dílčími audity.

Odpovědnost za řízení programu auditů

Odpovědnost za řízení programu auditů má mít osoba, která všeobecně rozumí zásadám auditů, odborné způsobilosti auditorů a používání technik auditů a má takové manažerské dovednosti a takové znalosti organizace, které odpovídají činnostem, které mají být předmětem auditů.

Osoba odpovědná za řízení programu auditů

·        stanovuje cíle a rozsah programu auditů, odpovědnosti a postupy při provádění auditů a zajišťuje poskytnutí potřebných zdrojů,

·        zajišťuje uplatňování programu auditů v organizaci ,

·        zajišťuje udržování přiměřených záznamů programu auditů a monitoruje, přezkoumává a zlepšuje program auditů.

Zdroje programu auditů

a)      finanční a obdobné zdroje (mzdové náklady, platby expertům, doprava, služby ap.);

b)      dostupné techniky a podklady auditů;

c)      výcvik - dosažení, udržení a zlepšování odborné způsobilosti auditorů;

d)     dostupnost dostatečně odborně způsobilých auditorů a technických expertů;

e)      rozsah programu auditů a

f)       časový prostor pro zajištění auditu a souvisejících činností.

Pro splnění programu auditů musí být zajištěny a poskytnuty dostatečné zdroje. Pokud tomu tak není, musí být program auditů redukován tak, aby nedostatek zdrojů nevedl k nekvalitně provedeným auditům.

Postupy programu auditů

a)      Naplánujeme tematický i časový rozvrh auditů (harmonogram);

b)      zajistíme prostředky a zdroje pro naplnění naplánovaného harmonogramu programu auditů;

c)      zajistíme odborné způsobilé auditory a vedoucí týmů auditorů pro dílčí audity programu;

d)     vybereme vhodné týmy auditorů a přiřadíme jim role a odpovědnosti;

e)      provedeme jednotlivé dílčí audity;

f)       pokud jsme se pro to rozhodli, provedeme následné audity (při zjištěných závažných neshodách);

g)      zpracujeme a uschováme záznamy programu auditů (plány auditů, zprávy z auditu, metodiky, dokumentované neshody ap.);

h)      vyhodnotíme kvalitu provedených auditů, jednotlivých auditorů a dosahované úrovně a efektivnosti programu auditů;

i)        podáváme zprávy o celkovém výsledku programu auditů vrcholovému vedení.

Malé organizace mohou mít činnosti uvedené výše ošetřeny v jednom postupu, například ve směrnici zajišťující provádění auditů v organizaci.

Schválený program auditů musí být v organizaci uplatňován, uplatňování programu auditů by mělo být monitorováno a v přiměřených intervalech přezkoumáváno, aby bylo posouzeno, zda byly splněny jeho cíle, a aby byly identifikovány příležitosti ke zlepšování. Tyto výsledky jsou oznamovány vrcholovému vedení.

kapitola 6 Činnosti při auditech

Poskytuje návod k zajišťování a provádění jednotlivých auditů v rámci programu auditů, zabývá se i stanovováním požadavků a výběrem auditorů.

Zahájení auditu a přípravné činnosti (čl. 6.2)

·        stanovení cíle, předmětu a kriterií auditů

V prvé řadě musí být stanoven důvod konání auditu – cíl. Cíl auditů říká, čeho se má audity dosáhnout , např. prověření stupně shody systému EMS s kritérii auditů (norma, vlastní požadavky), hodnocení míry plnění právních a jiných požadavků, vyhledání potenciálu ke zlepšování ap. Cíle stanoví ten, kdo audit zadává (klient).

Klient poté jmenuje auditora (bude-li jeden), nebo vedoucího auditora, pokud bude využito týmu auditorů.

Klient a vedoucí auditor (VA) společně stanoví předmět auditů a popíší v něm rozsah a hranice, ve kterých budou audity prováděny – určí lokality, organizační jednotky, činnosti a procesy, které budou auditovány a vymezí kdy a za jaké časové období budou audity provedeny.

VA a klient dále určí, jaká kriteria budou sloužit jako reference stavu, podle kterých se určí shoda auditovaných skutečností (např. právní požadavky, požadavky vlastních postupů, norem ap.).

·        Určení proveditelnosti auditů

VA prověří, zda audit se stanoveným cílem a předmětem je možné prakticky zajistit. Kontroluje přitom dostupnost zdrojů informací (dokumentace), použitelnost stanovených kritérií, spolupráci prověřovaného úseku, dostatek času, dostatek kvalifikovaných auditorů a dostupnost dalších potřebných prostředků a zdrojů. Když VA zjistí, že provedení auditu je za stávajících podmínek nemožné, má klientovi nabídnout alternativní řešení (změna předmětu auditu – audit jiného místa či činnosti, někdy jindy, jinak...).

O změně zadání auditu rozhoduje klient.

·        Výběr týmu auditorů

Podle rozsahu auditu, jeho časové a odborné náročnosti a potřeby zajištění nezávislosti je k provedení audit jmenován buď jeden auditor, nebo tým auditorů. Přizváni mohou být techničtí experti. Při rozhodování o velikosti a složení týmu auditorů musí být zajištěna dostatečná odborná kompetence týmu, jeho schopnost spolupracovat navzájem a schopnost efektivně jednat s auditovanou organizací. S konkrétním personálním složením musí vyjádřit souhlas VA. Rozhádaný a nekompetentní tým zpravidla nedodá dostatečně kvalitní výsledky. Auditor který neplní očekávání VA, má být nahrazen jiným.

·        Úvodní kontakt s auditovanou organizací

Klient nebo VA vejde v kontakt s auditovanou organizací, kterou seznámí se záměrem provést u ní audit. Seznámí ji s jeho cílem, předmětem, kritérii, se složením týmu auditorů a s časovým plánem auditu. Vyžádá si přístup k odpovídajícím dokumentům včetně záznamů, dohodne použitelná bezpečnostní pravidla a dohodne účast pozorovatelů a potřebu průvodců pro tým auditorů.

Námitky prověřované organizace musí být zohledněny do té míry, jakou ztěžují či zamezují provedení auditu (audit posuneme mimo dobu dovolené, pracovních špiček, hodin pro veřejnost ap.), vzcházíme z toho, že audit má zajistit potřebné informace, ale nemá škodit běžnému provozu organizace.

Přezkoumání dokumentů (čl. 6.3)

Před činnostmi při auditech VA přezkoumává dokumentaci včetně záznamů auditované organizace s cílem určit shodu dokumentovaného systému s kritérii auditů. Rozsah přezkoumání vychází z cíle a předmětu auditu a z povahy a složitosti auditované organizace.

Jestliže je dokumentace shledána jako podklad nedostačující k provedení auditu, VA  informuje klienta a auditovanou organizaci. Poté klient rozhodne, zda v auditování pokračovat nebo audity pozastavit, dokud nebudou vyřešeny sporné otázky v dokumentaci.

Příprava činností pro audit na místě (čl. 6.4)

·        Příprava plánu auditu

VA připraví plán auditu, jako základ pro dohodu o provedení auditů mezi klientem, týmem auditorů a auditovanou organizací. Plán má usnadnit časové rozvržení a koordinaci činností při auditu. Má být flexibilní. Plán auditu má obsahovat především informace o:

a)      cílech auditu, jeho předmětu a kritériích hodnocení při auditu,

b)     identifikaci organizačních a funkčních jednotek a procesů, které mají být auditovány;

c)      data a místa, na kterém mají být provedeny činnosti při auditech na místě;

d)     předpokládaný čas a dobu trvání činností při auditech na místě,

e)      přidělení patřičných zdrojů pro kritické oblasti auditů (technika, doprava, experti).

Plán přezkoumává klient a před zahájením činností při auditu na místě je předložen auditované organizaci. Jakékoli námitky auditované organizace by měly být řešeny mezi VA, auditovanou organizací a klientem.

·        Příprava pracovních dokumentů

Členové týmu auditorů přezkoumají informace odpovídající jejich přidělení k auditům a připraví pracovní dokumenty, které jsou potřebné pro odkazy a záznamy z průběhu auditů. Pracovní dokumenty zpravidla zahrnují

-         kontrolní listy a seznamy otázek (checklisty)

-         způsob vzorkování, který bude použit pro získání informací z příliš rozsáhlých oblastí,

-         formuláře pro zaznamenání informací a zjištění z auditů a záznamy z jednání.

Pracovní dokumenty jsou pomůcka, není vhodné na nich lpět za každou cenu! To že jsme zpracovali kontrolní listy a formuláře nesmí omezit rozsah činností při auditu, a okruh toho co vidíme, zaznamenáme a vyhodnotíme. Rozsah prověřovaného se může měnit v důsledku informací získaných v průběhu auditu.

Pracovní dokumenty, včetně vytvořených záznamů musí být uchovány nejméně do ukončení auditu.

Provádění auditu na místě (čl. 6.5) 

·        Úvodní jednání

Úvodní jednání se má konat s managementem auditované organizace, nebo s osobami odpovědnými za funkce a procesy, které mají být auditovány. Účelem úvodního jednání je informovat o auditu který bude prováděn, vyjasnit vzájemné postavení, spolupráci, součinnost a časové vazby s auditovanou organizací v průběhu auditu, formy jednání a předávání výsledků, potvrdit účast pozorovatelů a průvodců na auditu, dohodnout poskytování prostředků a zdrojů (lidé, informace).

Musí být dohodnuty a vyřízeny do té doby sporné otázky týkající se prováděného auditu. 

·        Komunikace v průběhu auditu

Tým auditorů pracuje jako skupina a v průběhu auditu se periodicky radí a auditoři si vyměňují poznatky z auditu. Trvá-li audit dostatečně dlouho, pak vedoucí týmu auditorů v průběhu auditu pravidelně oznamuje postup auditů a důležité informace auditované organizaci a klientovi.

Důkazy shromážděné během auditu, z kterých vyplývá okamžité a významné ohrožení životního prostředí, musí být bezodkladně ohlášeny auditované organizaci, a klientovi. Důkazy signalizující existenci neshody musí být bezodkladně po jejich vyhodnocení sděleny zástupci prověřované organizace.

Pokud zjistíme, že cíle auditů jsou nedosažitelné, VA to sdělí klientovi a dohodne s ním další postup. Stejně tak i každá potřeba změny v předmětu auditů musí být přezkoumána a schválena klientem.

·        Úlohy a odpovědnosti průvodců a pozorovatelů

Průvodci a pozorovatelé smějí doprovázet tým auditorů, ale nejsou jeho součástí. Pozorovatelé pozorují, do průběhu auditu jiným způsobem nevstupují.

Průvodci jsou jmenováni auditovanou organizací, jejich úkolem je pomáhat týmu auditorů pochopit místní situaci a na žádost vedoucího týmu auditorů pomáhat při navazování kontaktů, organizaci návštěv, zajišťování plnění pravidel BOZP ap. Průvodci jednají v zájmu prověřované organizace vystupují jako svědci nebo poskytují objasnění nebo asistenci při shromaždování informací.

·        Shromaždování a ověřování informací

Informace potřebné pro splnění cílů auditu musí být shromaždovány vhodným vzorkováním a ověřovány. Jako důkazy potvrzující zjištění z auditů smějí být použity pouze ověřitelné informace. Důkazy z auditů musí být zaznamenány.

Při shromažďování informací pro získání důkazů z auditu jsou jako vhodné metody využívány pohovory, pozorování činností a stavu a přezkoumání dokumentů.

·        Shrnutí zjištění z auditů

Důkazy z auditů srovnáme s kritérii auditu a získaný výsledek tvoří zjištění z auditu. Zjištění z auditu mohou konstatovat shodu nebo neshodu s kritérii auditů.

Je-li to zadáno cíli auditu, mohou zjištění z auditu identifikovat příležitosti ke zlepšování.

Neshody včetně důkazů z auditů musíme zaznamenat. Neshody můžeme klasifikovat v různých stupních závažnosti. S neshodami seznamujeme auditovanou organizaci, která může vznést námitky proti naší klasifikaci. Tím se potvrdí, zda jsou důkazy z auditů přesné a auditory správně pochopeny a interpretovány. Nevyřešené rozpory musí být zaznamenány.

Zjištění konstatující shodu, včetně podpůrných důkazů, zaznamenáme, pokud je to tak vyžadováno plánem auditu.

·        Příprava závěrů z auditů

Tým auditorů se sejde před závěrečným jednáním, aby se dohodl na zjištěních z auditu, shromáždil poznatky a užitečné informace z průběhu auditu, odsouhlasil závěry z auditů a navrhl doporučení do budoucnosti jak pro zlepšení programu auditů, tak pro prověřované činnosti.

Součástí přípravy závěru auditu je i hodnocení naplnění cíle auditu, např. konstatování shody systému s požadavky normy.

·        závěrečné jednání

Při závěrečném jednání VA seznámí prověřovanou organizaci s připravenými závěry a zjištěními z auditu. Prověřovaná organizace má právo se k předloženým zjištěním vyjádřit a zaujmout vlastní stanovisko. Toto vyjádření je vzato v úvahu při zpracování závěrečné zprávy z auditu.

kapitola 7  Odborná způsobilost a hodnocení auditorů

Slouží jako návod k tomu, jak mohou interní auditoři získat odbornou způsobilost k činnosti auditora a zabývá se i hodnocením auditorů.

požadavky na kvalifikaci auditorů:

a)     Osobní vlastnosti

Auditor má být:

etický, přístupný názorům, diplomatický, všímavý, vnímavý, všestranný, houževnatý, rozhodný a samostatný.

Norma ISO 19011 uvádí k jednotlivým požadavkům na osobnost auditora ještě řadu vysvětlujících adjektiv, jimž nebude u řady auditorů snadné vyhovět. Doporučuji k přečtení.

b)     Všeobecné znalosti a dovednosti auditorů

·         auditor umí uplatňovat zásady provádění auditů, postupy a techniky auditů,

·         auditor se orientuje v dokumentech systému managementu auditované organizace a v referenčních dokumentech,

·         auditor zná organizační situaci, procesy a postupy v organizaci,

·         auditor má přehled o relevantních zákonných a jiných požadavcích z ŽP,

·         auditor má potřebné znalosti systémů EMS, životního prostředí a technických a environmentálních aspektů provozu auditované organizace.

c)      Vzdělání, pracovní zkušenost, školení/výcvik auditorů a zkušenosti z auditů:

·         Mají mít ukončené dostatečné vzdělání, dovolující získávat znalosti a dovednosti (normou není stanovena minimální úroveň).

·         Mají mít pracovní zkušenosti, které přispívají k rozvoji znalostí a dovedností. Pracovní zkušenosti mají být v technické, manažerské nebo odborné funkci. Součásti pracovní zkušenosti má být práce ve funkci, ve které vykonávané činnosti přispívají k rozvoji znalostí a dovednosti v oblasti environmentálního managementu pro auditory systému environmentálního managementu. Normou není stanovena délka praxe.

·         Auditoři mají mít ukončené školení/výcvik, které přispívá k rozvoji znalostí a dovedností potřebných pro provádění auditů. Normou není stanoven minimální rozsah školení/výcviku.

·         Měli by mít zkušenost z praktického provádění auditů. Tato zkušenost by měla být získávána pod dozorem a za vedení vedoucího týmu auditorů ve stejném oboru. Normou není stanovena délka praktického výcviku.

Norma nestanovuje žádná minimální kriteria, která musí auditor splňovat. Je zcela v kompetenci organizace, jaká a jak náročná kvalifikační kriteria pro činnost auditorů stanoví. Vychází přitom z potřeb svého systému EMS, jeho náročnosti a složitosti i z kvality dostupných pracovníků.

U kandidátů a auditory, kteří nesplňují kvalifikační kriteria pro jmenování interním auditorem musí  organizace zajistit zvýšení kvalifikace kandidáta např. školením/výcvikem.

V každé organizaci je vhodné zajistit pro všechny auditory minimálně proškolení v otázkách požadavků systému EMS v organizaci, obecných požadavků normy ISO 14001 a provádění auditů.

Školení/výcvik smějí poskytovat pracovníci vlastní organizace nebo externí organizace. Délka školení a jeho případná opakování jsou věcí rozhodnutí organizace.

U zvláště malých organizací je rozumné využívat jako auditory externí osoby, které musí být seznámeny s činnostmi a požadavky systému EMS organizace. Dosahuje se zde větší míry nezávislosti a objektivity.

Udržování schopnosti auditování

Auditoři mají udržovat a prokazovat svou schopnost auditovat pravidelnou účastí v auditech systému environmentálního managementu.

Certifikační norma ISO 14001 nestanoví žádné požadavky na způsob zajištění a provádění interních auditů. Dává nám v tom poměrně značnou volnost. Základním kritériem vhodnosti a správnosti námi použitých postupů je kvalita výsledku, tedy to, do jaké míry interní audit splní požadavky na něj kladené. Norma ISO 14001 očekává, že naše interní audity budou především systematické -  budou prováděny v plánovaných inter­valech, zjistí a poskytnou vedení infor­mace o fungování systému EMS, poskytnou identifikaci příležitostí pro zlepšení EMS.

Aby byl zajištěn systematický přístup, musíme vytvořit program auditů k řízení procesu plá­nování a provádění auditů a k určování dílčích auditů potřeb­ných ke splnění cílů programu. Program musí vycházet z charakteru činností organizace, a to zejména z jejích environmentálních aspektů a skutečných i potenciálních dopadů na životní prostředí, z výsledků minulých auditů a dalších důležitých faktorů (zjištění provozních kontrol, přání zákazníka, stížnosti, problémy s plněním povinností ap).

Interní audit systému EMS může být zabezpečen řadou dílčích auditů. Ty, díky řízení prostřednictvím programu auditu, musí ve svém souhrnu zajistit to, že v rámci celkového auditu budou pravidelně prověřovány všechny požadavky, funkce a prvky systému v plném rozsahu systému EMS organizace. Nemusí být ale prověřována pokaždé všechna pracoviště či složky organizace, pokud jejich vliv na chod systému je málo významný.

Audity mají plánovat a provádět objektivní a nestranní auditoři, podpoření technickými experty tam, kde je to potřebné. Není podstatné, zda auditoři jsou vybráni v rámci organizace nebo pochá­zejí z externích zdrojů. Jejich kolektivní schopnosti a dovednosti mají být dostatečné pro spolehlivé a věrohodné splnění cílů a rozsahu kon­krétního auditu. Základním předpokladem nestrannosti je to, že auditor neprování audit činností, za které bezprostředně zodpovídá a které osobně zajišťuje.

Výsledky auditu systému environmentálního mana­gementu se poskytují v dokumentované podobě zprávy z auditu, která je předávána odpovědnému managementu k dalším opatřením.

Pokud splníme výše uvedené podmínky, můžeme rozhodnout o způsobu zajišťování interních auditů. V principu máme k dispozici tři možnosti:

·         zvolit vlastní postup, upravený na naše konkrétní podmínky, vycházející z našich zvyklostí, možností a potřeb;

·         zvolit postup, doporučený normou ISO 19011:2003, která je směrnicí k provádění auditů systémů EMS;

·         zvolit způsob doporučený nařízením Evropských společenství č. 1221/2009 o programu EMAS. Toto nařízení ve své příloze III stanovuje základní požadavky pro provádění interních auditů systému EMS.

První postup má výhodu v tom, že je, v závislosti na množství námi odvedené práce, je ušit na míru přímo naší organizaci a jejímu managementu a uživatelsky nám bude jistě vyhovovat. Nevýhodou je vyšší pracnost a vyšší pravděpodobnost opomenutí nějaké důležité okolnosti.

Druhý a třetí postup dává jistotu, že nebude nic opomenuto, ale pokud budeme požadavky normy ISO 19011 nebo EMAS aplikovat příliš doslova, otrocky, můžeme dělat činnosti, které nejsou potřeba, nemají pro nás smysl a zbytečně nás zatěžují.

Výběr je na nás – buď uživatelsky příjemněji, ale zpočátku pracněji, pokud zvolíme vlastní cestu, nebo s jistotou, ale možná s nižší příjemností a vyšší pracností pokud použijeme obecně platný návod stanovený platnými předpisy.

Osobně preferuji, pokud organizace zvolí vlastí postup, ale uznávám, že není zdaleka pro všechny lákavý a přitažlivý. I jistota má svou cenu.

a.  úvod

Provádění interních auditů je jedním ze základních požadavků systémů environmentálního managementu. Interní audity jsou samostatným systémovým nástrojem řízení, jehož úkolem je prověřit to, zda systém EMS v organizaci odpovídá tomu jak byl naplánován a také tomu, co vyžaduje příslušná systémová norma (v našem případě ČSN EN ISO 14001:2005). Úkolem auditorů v rámci provádění auditu je získat dostatek informací o skutečném stavu v organizaci, tyto informace porovnat s hodnotícími kriterii systému EMS a příslušnou systémovou normou a vyslovit závěr – byla zjištěna neshoda, nebyla zjištěna neshoda, nepodařilo se získat dost informací pro jednoznačné posouzení. Úkolem auditorů není řešit na místě způsob odstranění neshody ani ukládat sankce, ani se chovat jako orgány činné v trestním řízení. Interní audity mají vytvářet silnou a účinnou zpětnou vazbou a mají být informačním kanálem pro vedení organizace. Jejich úkolem je zajistit to, že se vedení dozví včas a objektivně především o problémech v provozování systému EMS v organizaci. Auditoři tak fungují jako kvalifikované oči a uši vedení organizace. Aby interní audity tuto roli skutečně mohly plnit, musí být při jejich realizace dbáno základních obecných zásad pro přípravu, provádění a vyhodnocování auditů. Systémové minimum určuje právě výše zmíněná norma ISO 14001.

b.  Požadavky normy ISO 14001 na provádění interních auditů

Norma ISO 14001 vyžaduje, aby organizace zajistila to, že interní audity budou schopny určit, jak dalece kvalitně a v souladu s normou a vlastními požadavky systém EMS naplánován, zaveden a pracuje a jaké má skutečné výsledky. Aby mohly interní audity tuto roli splnit, musí být naplněny následující systémové požadavky článku 4.5.5 normy ISO 14001 a definic z normy:

· Provádění interních auditů je proces, a to systematický, nezávislý a dokumentovaný, kterým se získávají důkazy z auditu  a ty jsou vyhodnocovány srovnáním s kriterii auditu.

· Audity systému EMS musí být provedeny v plánovaných intervalech;

· musí existovat, být realizovány a udržovány programy auditů; tyto programy mají přihlížet k environmentálnímu významu auditovaných operací a k výsledkům předešlých auditů;

· musí existovat a být používány postupy auditu, které určí:

    - odpovědnosti a způsob plánování auditu, podávání zpráv o výsledcích auditů a uchovávání záznamů,

    - způsob stanovení kriterií auditu, jeho rozsahu, četnosti a použitých metod.

· Způsob provádění auditů a výběr auditorů musí zajistit objektivitu a nestrannost provedeného interního auditu. Nezávislost auditu může být (alespoň v malých organizacích) zajištěna a prokázána tak, že auditoři neauditují ty činnosti, za něž nesou odpovědnost.

· Auditoři mají být osoby s odbornou způsobilostí k provádění auditu.

c. normativní odkazy

ČSN EN ISO 19011:2003  Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu

ČSN EN ISO/IEC 17021:2007 Posuzování shody - Požadavky na orgány provádějící audit a certifikaci systémů managementu

ČSN EN ISO 14001:2005  Systémy environmentálního managementu - Požadavky s návodem pro použití

ČSN EN ISO 14004:2005  Systémy environmentálního managementu - Všeobecná směrnice k zásadám, systémům a podpůrným metodám

ČSN EN ISO 14015:2003  Environmentální management - Environmentální posuzování míst a organizací (EPMO)

ČSN EN ISO 14031:2000  Environmentální management - Hodnocení environmentálního profilu - Směrnice

ČSN EN ISO 14050:2010  Environmentální management - Slovník

EA-07/04 - Právní soulad jakožto součást akreditované certifikace dle ISO 14001:2004 (Legal Compliance as a part of accredited ISO 14001: 2004 certification, April 2007) http://www.cai.cz/files/01_08-P015%20EA%2007_04%2020100819.pdf

MPA 00-06-98 Klasifikace neshod

http://www.cai.cz/files/02_03-MPA%2000-06-98%2020061023.pdf

1221/2009 – Nařízení  Evropského parlamentu a  Rady ES o dobrovolné účasti organizací v systému Společenství pro environmentální řízení podniků a audit (EMAS) - Příloha III, Interní environmentální audit